SOP KEUANGAN Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik Pertanian Negeri Pangkep Periode 2012

SOP KEUANGAN Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik Pertanian Negeri Pangkep Periode 2012 Pendahuluan Standard Operating Procedure (SOP) Keuangan ini merupakan salah satu upaya untuk mewujudkan ketaatan dan keteraturan terhadap segala perihal keuangan, transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan, serta kebutuhan atas penggunaan akuntansi dalam mencatat dan melaporkan kinerja BEM Politani Pangkep periode berjalan dilihat dari laporan keuangannya. 1. Prosedur Pengajuan Proposal Dana Awal Kegiatan a. Pembagian jenis kegiatan BEM Politani Pangkep Kegiatan yang diadakan oleh BEM Politani Pangkep dikategorikan menjadi 2 (dua) jenis, yaitu : 1) Program Kerja  NON-PROYEK, yaitu kegiatan yang memiliki sifat berkesinambungan dan/atau tidak berkesinambungan, yang dikerjakan oleh BEM Politani Pangkep untuk internal BEM Politani Pangkep.  SEMI-PROYEK, yaitu kegiatan yang dilakukan oleh BEM Politani Pangkep untuk Ormawa BEM Politani Pangkep.  PROYEK, yaitu kegiatan yang dilakukan oleh BEM Politani Pangkep untuk mahasiswa (i), melalui proses bidding OCP dan open recruitment panitia, serta merupakan kegiatan yang tidak dilakukan secara berkesinambungan dalam satu periode kepengurusan. 2) Insidental Event Merupakan kegiatan, selain program kerja yang telah direncanakan di awal, yang dilaksanakan oleh BEM Politani Pangkep atau Ormawa, yang mendukung dan sejalan dengan visi, misi, dan tujuan BEM Politani Pangkep dan dirasakan adanya faktor kebutuhan yang mendesak dan atau berhubungan dengan pihak eksternal. b. Setiap kementerian harus membuat anggaran kegiatan dari masing-masing program kerja yang direncanakan, baik non-proyek, semi-proyek, maupun proyek selama satu periode kepengurusan, yang meliputi anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran kegiatan. Anggaran yang dibuat harus memenuhi persyaratan “realistis, wajar, dan jelas”. Anggaran tersebut diserahkan kepada Menteri Keuangan BEM Politani Pangkep. c. Pengajuan anggaran kegiatan dibuat di awal kepengurusan dalam bentuk proposal pengajuan dana kegiatan untuk satu periode kepengurusan BEM Politani Pangkep periode berjalan. d. Pengajuan permohonan dana program kerja BEM Politani Pangkep periode berjalan dapat diajukan maksimal 2 minggu setelah pengesahan program kerja. e. Untuk mengajukan permohonan dana awal kegiatan, kementerian atau kepanitiaaan harus memberikan Surat Pengajuan Permohonan Dana Awal Kegiatan yang ditandatangani Ketua dan Bendahara Kegiatan, dengan disertai lampiran anggaran dari proposal kegiatan, paling lambat 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan kegiatan. Format terlampir. f. Dalam pengajuan permohonan dana awal dari kegiatan insident event, maka panitia atau pihak yang bersangkutan dengan acara harus menyerahkan proposal kegiatan (yang sudah lengkap ditandatangani) dan Surat Pengajuan Permohonan Dana Awal Kegiatan yang telah ditandatangani penanggungjawab kegiatan. Kemudian diajukan ke Menteri Keuangan BEM Politani Pangkep. 2. Prosedur Pengajuan Dana Kegiatan yang Berasal dari Institusi a. Rancangan Anggaran Biaya (RAB) lembaga kemahasiswaan Politani Pangkep merupakan suatu konsepsi dalam merancang tata kelola yang baik dalam menganggarkan pendanaan Lembaga Kemahasiswaan (LK) Pangkep, terutama mengenai besar dana kegiatan masing-masing LK yang bersumber dari Intitusi (Pudir III) yang hendak diajukan. b. Dalam rangka pelaksanaan Rancangan Anggaran Baiaya (RAB), maka Menteri Keuangan akan menyusun semua proposal pengajuan dana kegiatan satu periode kepengurusan sesuai urutan pelaksanaannya dan mengelompokkannya ke dalam triwulan-an periode 1 tahun Masehi, yaitu :  Triwulan I : Januari - Maret  Triwulan II : April - Juni  Triwulan III : Juli - Agustus 3. Prosedur Pelaporan Keuangan a. Laporan Realisasi Anggaran (LRA) Program Kerja adalah laporan yang dibuat oleh kementerian atau kepanitiaan program kerja bersangkutan yang menunjukkan anggaran dan realisasi dari penerimaan dan pengeluaran sampai program kerja berakhir. b. Tujuan pelaporan realisasi anggaran program kerja adalah untuk memberikan informasi mengenai perbandingan anggaran yang direncanakan dengan realisasi anggarannya. Hal tersebut dapat menunjukkan tingkat efektivitas dan efesiensi suatu program kerja. c. Setiap kementerian WAJIB memastikan pembuatan Laporan Realisasi Anggaran (LRA) dari setiap kegiatan yang dijalankan dari kementeriannya telah secara rapi dan benar mendokumentasikan semua transaksi yang terjadi. d. Setiap kegiatan penerimaan/pendapatan dan pengeluaran harus memiliki bukti-bukti yang sah sesuai dengan kebijakan keuangan yang berlaku. e. Transaksi-transaksi yang tidak disertai bukti-bukti yang sah dianggap tidak valid. f. Untuk pelaporan kegiatan yang bersifat insidental event, maka ketentuannya sama dengan prosedur pelaporan keuangan di program kerja lainnya, dan dapat disesuaikan dengan kebijakan Menteri Keuangan, departemen - departenen keuangan, dan Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep pada kondisi-kondisi tertentu. 4. Prosedur Peminjaman Dana BEM Politani Pangkep a. Pengajuan peminjaman dana dari kas BEM Politani Pangkep dapat dilakukan untuk membantu kegiatan BEM atau LK Politani Pangkep yang mengalami kesulitan dana dalam pelaksanaannya dan dirasakan mendesak. b. Panitia kegiatan tersebut dapat mengajukan peminjaman dana kepada BEM Politani Pangkep sebesar nominal dan persyaratan yang disetujui oleh Menteri Keuangan, dan Presiden Mahasiswa BEM Politani pangkep, dan setiap pengajuan permohonan peminjaman dana itu belum tentu mendapatkan persetujuan. c. Mekanisme pengajuan peminjaman dana pemohon (panitia pelaksana kegiatan) harus mengajukan permohonan dengan melampirkan persyaratan sebagai berikut :  LRA dan rincian dana yang telah masuk ke kas panitia per 1 hari sebelum pengajuan peminjaman dana. Besarnya dana yang belum tertutupi.  Surat kesanggupan membayar hutang yang ditandatangani oleh ketua dan bendahara panitia kegiatan tersebut.  Mencantumkan sumber-sumber dana lain yang memungkinkan diusahakan untuk keberlangsungan acara. * Hal-hal tersebut di atas diajukan kepada Menteri Keuangan BEM Politani Pangkep. d. Pemberian dana pinjaman harus atas dasar persetujuan dari Menteri Keuangan dan Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep, disertai dengan penandatanganan surat perjanjian antara Menteri Keuangan BEM Politani Pangkep dan panitia pelaksana kegiatan. e. Pengembalian pinjaman dana sebesar yang tercantum dalam surat perjanjian diserahkan selambat-lambatnya 2 minggu setelah acara berakhir. Kebijakan Keuangan Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik Pertanian Negeri Pangkep Periode 2012 1. Dana Awal a. Dana awal adalah dana penyertaan kegiatan yang diberikan oleh BEM untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang telah diajukan di awal kepengurusan BEM periode berjalan, di mana jumlahnya telah dipertimbangkan Menteri Keuangan dan Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep. b. Kegiatan program kerja yang diadakan oleh setiap kementerian baik non-proyek, semi proyek, maupun proyek diajukan kepada Menteri Keuangan BEM atas persetujuan untuk kemudian disetujui oleh Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep. c. Kegiatan Insidental Event yang diadakan oleh kementerian tidak menjadi prioritas pendanaan dari kas BEM. Kegiatan tersebut akan ditinjau kembali kelayakan dan kemungkinan terlaksananya dan akan disesuaikan dengan kemampuan pendanaan BEM Politani Pangkep. d. Besarnya dana yang diberikan tergantung dari jenis program kerja yang diajukan dan pertimbangan dari Menteri Keuangan, serta disetujui kemudian disahkan oleh Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep. e. Untuk kegiatan program kerja, BEM akan memberikan dana awal sesuai dengan total anggaran kegiatan tersebut, yaitu : Total Anggaran Dana Awal < Rp. 1.000.000,00 Rp. 50.000 – Rp. 100.000 Rp. 1.000.000 - Rp. 5.000.000 Rp. 100.000 – Rp. 150.000 >Rp. 5.000.000,00 Rp. 150.000 – Rp. 200.000 Untuk kegiatan-kegiatan tertentu yang membutuhkan dana tambahan dan bersifat mendesak, maka dana yang diberikan disesuaikan dengan kebijakan dan keputusan Menteri Keuangan yang disetujui Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep. 2. Pengajuan Dana Kegiatan Dari Institusi a. Menteri Keuangan harus memiliki data mengenai program kerja apa saja yang akan dilaksanakan dalam satu periode kepengurusan BEM Politani Pangkep, terutama dalam hal ini adalah program kerja yang membutuhkan pemasukkan dana dari Institusi (PD III). b. Data mengenai program kerja-program kerja tersebut telah dikelompokkan berdasarkan urutan tanggal rencana pelaksanaannya ke dalam triwulanan dalam satu tahun Masehi yang telah ditentukan. c. Menteri Keuangan harus mengurutkan program kerja di setiap triwulan berdasarkan urutan prioritas kegiatan tersebut. Adapun kriteria dan pertimbangan tingkat keprioritasan suatu program kerja didasarkan pada pertimbangan dari Menteri Keuangan dan Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep. d. Setiap kementerian yang mengajukan program kerja di triwulan yang akan dihadapi harus memberikan proposal kegiatan program kerja bersangkutan (yang lebih riil dalam perencanaannya secara konsep dan anggaran) 10 (sepuluh) hari sebelum RAB triwulan tersebut diadakan. e. Menteri Keuangan dapat meminta revisi proposal yang diajukan apabila dirasakan perlu untuk diperbaiki, dan menetapkan waktu untuk menyerahkan revisi proposal tersebut maksimal 2 (dua) hari sebelum RAB jatuh tempo. 3. Prosedur Pelaporan a. Setiap kementerian (kepanitiaan dari acara kementerian bersangkutan) diharuskan membuat Laporan Realisasi Anggaran (LRA) dari setiap kegiatannya. b. LRA diserahkan kepada Menteri Keuangan BEM Politani Pangkep maksimal 5 (lima) hari setelah kegiatan selesai. c. Setiap bukti-bukti transaksi wajib disimpan dan dibuat rangkap 2 (dua) oleh penanggung jawab keuangan masing-masing kegiatan. Bukti transaksi yang asli harus diberikan kepada Menteri Keuangan dengan cara dilampirkan pada LRA Kegiatan, dan rangkapnya (copy bukti transaksi) disimpan oleh pelaksana acara untuk dokumentasi. d. Untuk pengeluaran yang tidak memiliki bukti transaksi dapat menggunakan kuitansi dan/atau nota yang ditandatangani oleh pihak yang bertanggungjawab, yaitu pihak yang menerima dan mengeluarkan kas (pihak-pihak yang terkait dalam melakukan transaksi). e. Keterlambatan pengumpulan LRA dikenakan denda sebesar Rp. 1.000/hari dimulai dari satu hari setelah hari terakhir acara. Bila sampai 3 hari denda tersebut belum dibayar, maka denda tersebut akan diambil dari dana awal yang telah atau akan dianggarkan untuk program kerja berikutnya di kementerian yang bersangkutan. f. LRA setiap kegiatan akan diserahkan oleh Menteri Keuangan ke pihak Institusi (Pudir III) 1 minggu setelah kegiatan selesai, dan dengan disertai LPJ kegiatan tersebut. Lampiran Format Pengajuan Anggaran Anggaran Program Kerja BEM Politani Pangkep Periode 20112 Menteri……… No Uraian Kuantitas Harga satuan Total Anggaran 1 Penerimaan : ………………... xxxxx Rp xxxx Rp xxxx ………………... xxxxx Rp xxxx Rp xxxx ………………... xxxxx Rp xxxx Rp xxxx Dst dst Total Penerimaan Rp xxxxxx 2 Pengeluaran: ………………... xxxxx Rp xxxx Rp xxxx ………………... xxxxx Rp xxxx Rp xxxx ………………... xxxxx Rp xxxx Rp xxxx Dst dst Total Pengeluaran Rp xxxxxx Lampiran Format Realisasi Anggaran Laporan Realisasi Anggaran Program Kerja BEM Politani Pangkep Periode 2012 Menteri….. (Nama Program Kerja) Per (Tanggal Penyusunan Laporan) No Uraian Anggaran Realisasi Selisih * Ket ** 1 Penerimaan : ………………… Rp xxxxxx Rp xxxxxx Rp xxxxxx ………………… Rp xxxxxx Rp xxxxxx Rp xxxxxx Dst dst dst dst Total Penerimaan Rp xxxxxx Rp xxxxxx Rp xxxxxx 2 Pengeluaran *** ………………… ………………… Rp xxxxxx Rp xxxxxx ………………… ………………… Rp xxxxxx Rp xxxxxx Dst dst dst dst Total Pengeluaran Rp xxxxxx Rp xxxxxx Rp xxxxxx *) Perbedaan antara anggaran dan realisasi **) Diisi dengan hal-hal yang dianggap perlu dan dapat memperkuat informasi baik dari penerimaan, pengeluaran, surplus/defisit, serta yang dapat menjelaskan akun-akun yang bersangkutan. Seperti tanggal transaksi atau penanggungjawab transaksi (opsional). Lampiran Format Surat Peminjaman Dana Surat Perjanjian Peminjaman Dana BEM Politani Pangkep Periode 2012 Yang bertandatangan dibawah ini : Nama : Hasnawati NIM : 10 24 064 Alamat : Jl. Kebun Jeruk, Desa Mandalle, Kec.Mandalle Yang mewakili BEM Politani Pangkep 2012, selanjutnya disebut Pihak Pertama. Yang bertandatangan dibawah ini : Nama : …………………………………………… NIM : …………………………………………… Alamat/Hp : …………………………………………… Yang mewakili Kepanitian Acara (………………………) selanjutnya disebut Pihak Kedua. Sepakat untuk mematuhi point-pont perjanjian sebagai berikut : 1. Pihak Pertama akan meminjamkan dana kepada Pihak Kedua. 2. Jumlah dan waktu pengembalian pinjaman sebagaimana yang telah disepakati adalah sebagai berikut:  Jumlah :Rp ………………………………… Terbilang : …………………………………………………………………………………………………  Jatuh Tempo : …………………………………………(dd/mm/yyyy) 3. Pihak Kedua WAJIB mengembalikan pinjaman dana sesuai dengan jumlah dan batas waktu yang telah disepakati. 4. Dana pinjaman akan cair maksimal 2x24 jam hari setelah berkas-berkas peminjaman diserahkan kepada Pihak Pertama atau sesuai kesepakatan kedua belah pihak. 5. Hal-hal yang belum diatur dalam surat perjanjian ini akan diatur lebih lanjut oleh pihak-pihak terkait. Pangkep,……………… 2012 PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA Nama Lengkap Hasnawati NIM. NIM. 10 24 Lampiran Format Surat Pengajuan Permohonan Dana Awal Surat Pengajuan Permohonan Dana Awal BEM Politani Pangkep Periode 2012 (Nama Program Kerja) Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : ………………………………………………………… NIM : ………………………………………………………… Sebagai : ………………………………………………………… Mengajukan permohonan dana dari BEM sebagai dana awal dari program kerja : Nama Program Kerja : ………………………………………………………… Kementerian : ………………………………………………………… Tanggal Pelaksanaan : ………………………………………………………… Sejumlah : Rp ………………………………………………… Terbilang : ………………………………………………………… Adapun bersama dengan surat ini kami lampirkan anggaran program kerja tersebut di atas. Pangkep,…………………… 2012 Bendahara Ketua Panitia (Nama Program Kerja) (Nama Program Kerja) Nama Lengkap Nama Lengkap NIM. NIM. Berdasarkan surat Pengajuan Permohonan Dana Awal di atas, maka setelah mempertimbangkan berbagai macam aspek dan juga persetujuan dari Presiden Mahasiswa, diputuskan bahwa : Nama Program Kerja : …………………………………………………… Kementerian : …………………………………………………… Akan diberikan dana awal sebesar : Rp …………………………………………… Terbilang : …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… Pangkep, …………………2012 Menteri Keuangan BEM Politani Pangkep 2012 Hasnawati NIM. 10 24 Surat ini akan disediakan oleh Menteri Keuangan dan dapat diambil di Map Berkas Menteri Keuangan.