SOP Kesekretariatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik Pertanian Negeri Pangkep Periode 2012

SOP Kesekretariatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik Pertanian Negeri Pangkep Periode 2012 A. Kepala Surat : Ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam kepala surat adalah : a. Surat-surat organisasi ditulis di kertas putih berkop (berkepala).  Nama organisasi diletakan di baris pertama.  Nama institusi diletakkan di baris kedua.  Alamat oganisasi pada baris ketiga. b. Penempatan logo kop surat yaitu logo organisasi berada disebelah kiri surat dengan menempatkan logo institusi disebelah kanan kop surat. c. Panitia pelaksana kegiatan mengikuti format kop surat organisasi dengan ketentuan :  Menambahkan panitia pelaksana ”kegiatan” dibaris pertama.  Nama organisasi pada baris kedua.  Nama institusi pada baris ketiga.  Alamat oganisasi pada baris keempat. d. Penempatan logo kop surat yaitu logo Panitia berada disebelah kiri surat dengan menempatkan logo organisasi disebelah kanan kop surat. e. Jenis surat (kertas), A4 dengan margin:  Top : 2,0 cm  Buttom: 0 cm  Left: 2,5 cm  Right: 2,0 cm B. Sistematika penulisan nomor surat Badan Eksekutif Mahasiswa yaitu : 1. Surat Biasa Cara penulisan nomor suratnya yaitu :  Surat ditujukan untuk Pimpinan Politani, Pembina Kemahasiswaan, instansi di luar kampus dan lembaga di atasnya : Nomor Surat/B/Surat Biasa/BEM/PP-NP/Bulan Berjalan/Tahun Berjalan. Contoh : 001/B/SB/BEM/PP-NP/IX/2008.  Surat ditujukan untuk Lembaga yang ada di bawahnya {HMJ dan UKM) ataupun kepada anggota : Nomor Surat/A/Surat Biasa/BEM/PP-NP/Bulan Berjalan/Tahun Berjalan. Contoh : 002/A/SB/BEM/PP-NP/IX/2008.  Penulisan nomor surat, diurut sesuai dengan jumlah surat yang sudah keluar walaupun berbeda kode suratnya. 2. Surat Mandat Cara penulisan nomor surat mandat yaitu : SURAT MANDAT Nomor : Nomor Surat/A/MDT/BEM/PP-NP/Bulan Berjalan/Tahun Berjalan Contoh : SURAT MANDAT Nomor : 001/A/MDT/BEM/PP-NP/IX/2008 3. Surat Keputusan Cara penulisan nomor surat keputusan yaitu : SURAT KEPUTUSAN BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA POLITEKNIK PERTANIAN NEGERI PANGKEP PERIODE BERJALAN Nomor : Nomor Surat/Kpts/BEM/PP-NP/Bulan Berjalan/Tahun Berjalan Contoh : SURAT KEPUTUSAN BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA POLITEKNIK PERTANIAN NEGERI PANGKEP PERIODE 2007-2008 Nomor : 001/Kpts/BEM/PP-NP/IX/2008 Tentang : Susunan Pengurus Himpunan Mahasiswa Teknologi Penangkapan Ikan 4. Surat Ketetapan Cara penulisan nomor surat ketetapan yaitu : KETETAPAN BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA POLITEKNIK PERTANIAN NEGERI PANGKEP PERIODE BERJALAN Nomor : Nomor Surat/TAP/BEM/PP-NP/Singkatan Kegiatan/Bulan Berjalan/Tahun Berjalan Contoh : KETETAPAN BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA POLITEKNIK PERTANIAN NEGERI PANGKEP PERIODE BERJALAN Nomor : 002/TAP/BEM /PP-NP/SU/IX/2008 Tentang : Juara-juara Hasil BEM CUP C. Kepanitiaan BEM Sistematika penulisan nomor surat kepanitiaan Badan Eksekutif Mahasiswa yaitu :  Surat ditujukan untuk Pimpinan Politani, Pembina Kemahasiswaan, instansi di luar kampus dan lembaga di atasnya : Nomor Surat/B/Panpel/BEM/PP-NP/Bulan Berjalan/Tahun Berjalan. Contoh : 001/B/Panpel/BEM/PP-NP/IX/2008.  Surat ditujukan untuk lembaga yang ada di bawahnya HMJ dan UKM) ataupun kepada anggota : Nomor Surat/A/Panpel/BEM/PP-NP/Bulan Berjalan/Tahun Berjalan. Contoh : 002/A/Panpel/BEM/PP-NP/IX/2008.  Penulisan nomor surat, diurut sesuai dengan jumlah surat kepanitiaan yang sudah keluar walaupun berbeda kode suratnya.  Surat yang keluar harus diketahui / ditanda tangani oleh pengurus berjalan. D. Pengarsipan a. Setiap surat masuk diterima dan diarsipkan oleh Mentri Sekertaris kemudian nomor surat di catat pada pembukuan surat masuk dan akan ditujukan kepada kementerian yang dimaksud dalam surat tersebut. b. Setiap surat keluar yang dibuat oleh setiap kementerian wajib dibuat rangkapnya dalam bentuk hardcopy untuk kemudian diarsipkan dan diserahkan kepada mensek beserta daftarnya setiap awal bulan pada waktu yang ditentukan kemudian. E. Legalisasi dan Pengesahan a. Pengesahan surat keluar dilakukan oleh Presiden BEM Politani Pangkep 2012, dengan format sebagai berikut : Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik Pertanian Negeri Pangkep Periode 2011-2012 Presiden Mahasiswa Menteri Sekretaris Zulkarnain Musada S a h l u l NIM. 08 24 110 NIM. 10 24 086 b. Apabila Presiden BEM Politani Pangkep 2012 berhalangan, maka pengesahan surat keluar dilakukan oleh Wakil Presiden BEM Politani Pangkep 2012, dengan format sebagai berikut : Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik Pertanian Negeri Pangkep Periode 2011-2012 u.b.Presiden Mahasiswa Menteri Sekretaris Wakil Presiden Mahasiswa H a m r a n S a h l u l NIM. 10 24 377 NIM.10 24 086 c. Apabila Presiden dan Wakil Presiden BEM Politani Pangkep 2012 berhalangan, maka pengesahan surat keluar dilakukan oleh Menteri Sekretaris BEM Politani Pangkep 2012, dengan format sebagai berikut : Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik Pertanian Negeri Pangkep Periode 2011-2012 A.n. Presiden mahasiswa Menteri Sekretaris S a h l u l NIM. 10 24 086 d. Semua surat keluar wajib disahkan oleh Presiden atau wakil Presiden dan dilegalisasi cap BEM Politani Pangkep 2012. e. Legalisasi dilakukan oleh Menteri Sekretaris BEM 2012 di Sekretariat BEM Politani Pangkep, setiap hari Senin-Jumat pukul 08.00-20.00 Wita. F. SOP Pengajuan Program Kerja Menteri 1. Program Kerja Dalam pengajuan program kerja, menteri harus mengklasifikasikan program kerjanya ke dalam program kerja, proyek kerja, dan/atau incidental. a. Program kerja jangka panjang adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh menteri secara terus-menerus atau rutin (lebih dari sekali dalam satu periode kepengurusan). b. Program kerja jangka pendek adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh menteri tidak secara terus-menerus. c. Incidental adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh menteri secara mendadak dikarenakan permintaan/ pengajuan pihak eksternal institusi dan urgensi kepentingan. 2. Proposal Pengajuan Program Kerja Pengajuan program kerja kementerian dilakukan di awal kepengurusan oleh setiap menteri dalam bentuk proposal pengajuan program kerja dengan ketentuan sebagai berikut: a. Diketik dengan menggunakan font huruf Courier New berukuran 12 dengan spasi 1,5 di kertas berukuran A4 dengan margin normal (1 inci di setiap sisi) dengan format judul terlampir. b. Diserahkan kepada Menteri Sekretaris dalam bentuk soft copy melalui email Menseg@bempolitanipangkep.com pada waktu yang ditentukan kemudian. c. Disusun dengan template sebagai berikut :  Nama program kerja  Tujuan  Jenis (program/proyek/incidental)  Penanggung jawab  Partner sinergi (bekerja sama dengan kementerian mana)  Konsep  Waktu  Sasaran  Parameter keberhasilan o Kuantitatif o Kualitatif a. Estimasi Anggaran G. SOP Proposal Kegiatan 1. Format proposal kegiatan yang sifatnya internal diatur standar pembuatannya dalam bentuk template proposal kegiatan dan terpisah dari SOP, sedangkan untuk proposal kegiatan yang sifatnya eksternal tidak diatur dalam SOP ini, mengingat kebutuhan setiap menteri akan proposal kegiatan eksternal sangat variatif. 2. Proposal kegiatan internal diketik dengan menggunakan font huruf Courier New berukuran 12 dengan spasi 1,5 di kertas berukuran A4 dengan margin normal (1 inci di setiap sisi) dan ketentuan halaman judul terlampir. Proposal kegiatan internal dijilid mika bening untuk judul dan dibelakang dengan kertas buffalo warna merah. 3. Proposal kegiatan (eksternal dan internal) diserahkan maksimal 2 minggu sebelum kegiatan dilaksanakan. Waktu revisi maksimum adalah H-10 sebelum pelaksanaan kegiatan. Pengecualian untuk proposal kegiatan incidental yang akan ditentukan sesuai dengan kesepakatan bersama panitia. 4. Proposal kegiatan yang akan diajukan ke Pudir III Politani Pangkep wajib mencantumkan hasil publikasi kegiatan di Facebook atau Blogspot BEM Politani Pangkep dalam bentuk print screen. Penanggungjawab kegiatan harap langsung berkoordinasi dengan Dep. Infokom BEM Politani Pangkep 2012. Proposal kegiatan yang akan disahkan oleh Pembantu Direktur III Politani Pangkep. 5. Setiap proposal kegiatan wajib mendapatkan pengesahan dari Presiden Mahasiswa dan kementerian yang terkait. Dengan mekanisme sebagai berikut: Panitia pelaksana Seminar Perikanan Se-Indonesia Timur Ketua Pelaksana Sekretaris Panitia Nama Kegiatan Nama Kegiatan Nama Lengkap Nama Lengkap NIM. NIM. Mengetahui, Presiden Mahasiswa Menteri (Nama Kementerian) BEM Politani Pangkep 2012 BEM Politani Pangkep 2012 Zulkarnain Musada Nama Menteri NIM. 08 24 110 NIM. Xx xx xx Menyetujui Pembantu Direktur III Politeknik Pertanian Negeri Pangkep Abdul Muthalib, SP., MP. NIP.197003311997031002 6. Proposal kegiatan yang akan disahkan oleh Presiden mahasiswa diserahkan melalui Menseg dalam bentuk hardcopy dan softcopy (dikirim ke email Menseg) untuk kemudian diperiksa dan dilegalisasi dengan bukti memo tidak tertulis ke Presiden mahasiswa Politani Pangkep 2012. Pada saat mengirimkan proposal kegiatan yang hendak diperiksa, harap memberitahukan ke penanggung jawab kontak yang bisa dihubungi. 7. Proposal kegiatan yang sudah dilegalisasi sepenuhnya wajib untuk dibuat arsipnya oleh masing-masing menteri pada file box yang telah disediakan. 8. Panitia maupun kementerian tidak diperbolehkan menggunakan tanda tangan palsu (scan, photocopy, dsb.) Presiden mahasiswa Politani Pangkep 2012 sebelum mendapat persetujuan Menteri Sekretaris dan Presiden Mahasiswa Politani Pangkep 2012. H. SOP Laporan Pertanggungjawaban Laporan Pertanggungjawaban (selanjutnya disebut LPJ) disusun oleh menteri dimana program kerja dilaksanakan. Menteri dan/atau Sekretaris Kepanitiaan BEM Politani Pangkep 2012 bertanggung jawab atas penyusunan LPJ. 1. Mekanisme a. LPJ disusun segerah setelah kegiatan di laksanakan . b. LPJ diserahkan kepada Menteri Sekretaris BEM Politani Pangkep 2012 dalam bentuk hardcopy dan softcopy yang dikirim melalui email ke Menseg@bempolitanipangkep.com lalu dibuat rangkapnya dalam bentuk hardcopy yang sudah dilegalisasi untuk diserahkan kepada Pudir III Politani Pangkep. c. LPJ baik hardcopy maupun softcopy diserahkan selambat-lambatnya H+7 (tidak termasuk tanggal merah dan hari Minggu) setelah tanggal pelaksanaan program kerja. Waktu revisi maksimum adalah 3 hari setelah batas akhir pengumpulan LPJ (H+3). d. Khusus untuk LPJ Menteri BEM Politani Pangkep 2012 dikumpulkan setiap triwulan (3 Bulan) periode kepengurusan dengan waktu yang ditentukan kemudian. 2. Format a. Diketik dengan menggunakan font huruf Courier New berukuran 12 dengan spasi 1,5 di kertas berukuran A4 dengan margin normal (1 inci di setiap sisi) dan ketentuan halaman judul terlampir. LPJ dijilid mika bening untuk judul dan dibelakang dengan kertas buffalo warna merah. b. Susunan LPJ program kerja adalah sebagai berikut :  Judul  Kata Pengantar  Pendahuluan  Laporan Program Kerja : o Nama o Tujuan o Jenis o Penanggung jawab o Konsep o Waktu o Sasaran o Tingkat keberhasilan  Kualitatif  Kuantitatif o Realisasi Anggaran  Laporan Kinerja Panitia o Susunan Panitia o Job Description o Pelaksanaan kinerja (pra event dan event) o Deskripsi rencana acara o Aktualisasi rencana acara o Hambatan tiap divisi o Solusi o Saran o Kesimpulan  Penutup  Lembar pengesahan, formatnya adalah sebagai berikut: Ketua Pelaksana Sekretaris Panitia Nama Kegiatan Nama Kegiatan Nama Lengkap Nama Lengkap NIM. NIM. Mengetahui, Menyetujui, Presiden Mahasiswa Menteri (Nama kementerian) BEM Politani Pangkep 2012 BEM Politani Pangkep 2012 Zulkarnain Musada Nama Menteri NIM. 08 24 110 NIM.  Lampiran o Daftar Surat Masuk (no. surat, tanggal, asal, perihal) o Daftar Surat Keluar (no. surat, tanggal, tujuan, perihal) o Lain-lain (proposal, daftar hadir, dokumentasi, dll) c. Susunan LPJ Menteri BEM Politani Pangkep 2012 adalah sebagai berikut :  Judul  Pendahuluan  Job description kementerian  Perencanaan o Struktur kementerian o Program kerja  Pelaksanaan o Hambatan o Solusi o Saran  Rekomendasi  Penutup  Lampiran o Rincian anggaran proker o Nota anggaran proker o Dokumentasi proker I. SOP Sertifikat 1. Sertifikat yang dibuat harus mencantumkan : a. Logo kegiatan (jika ada), logo Intitusi, dan logo BEM Politani Pangkep 2012. b. Nama menteri dimana program/proyek/incidental kerja dilaksanakan. c. Tulisan BEM Politani Pangkep 2012 “Kabinet Bhineka Tunggal Ika”. d. Nama dan tanggal pelaksanaan kegiatan. e. Pengesahan dari ketua panitia, Presiden Mahasiswa Politani Pangkep 2012, Ketua MPM, dan Pembantu Direktur III Politani Pangkep beserta legalisasi dengan menggunakan cap masing-masing instansi yang terkait. 2. Sertifikat yang akan disahkan oleh Presiden Mahasiswa Politani Pangkep 2012 harus terlebih dahulu diperiksa oleh Menteri Sekretaris dalam bentuk draft atau softcopy. 3. Panitia maupun kementerian “tidak diperbolehkan” menggunakan tanda tangan palsu (scan, photocopy, dsb.) Presiden Mahasiswa Politani Pangkep 2012 sebelum mendapat persetujuan Menteri Sekretaris dan Presiden Politani Pangkep 2012. 4. Legalisasi dilakukan oleh Menteri Sekretaris BEM Politani Pangkep 2012 di sekretariat BEM Politani Pangkep 2012, setiap hari Senin-Jumat pukul 08.00 - 20.00 Wita. 5. Sertifikat harus sudah dicetak dan dibagikan H+14 setelah kegiatan berlangsung dengan menaati peraturan di atas. J. SOP Notulensi 1. Setiap menteri akan diberikan notulensi yang akan diserahkan kepada Menteri Sekretaris. 2. Notulensi wajib dikumpulkan kepada Menseg setiap 1 (satu bulan) sekali pada waktu yang ditentukan kemudian, untuk diperiksa konsistensi pelaksanaan dan hasil rapatnya. 3. Notulensi mencakup notulensi rapat rutin kelembagaan dan kepanitiaan, serta internalisasi. 4. Apabila notulensi sudah terisi penuh, harap segera mengabarkan ke Menteri Sekretaris untuk diberikan yang baru. Penjelasan Umum SOP Keskretariatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik pertanian Negeri pangkep 1. Revisi surat, proposal pengajuan program kerja kementerian, proposal kegiatan, laporan pertanggungjawaban dan sertifikat dilakukan jika terdapat ketidaksesuaian isi dengan SOP dan/atau EYD Bahasa Indonesia yang berlaku. 2. Pengarsipan surat keluar, proposal, dan LPJ kementerian dalam bentuk hardcopy pada file box yang telah disediakan. 3. Pengurus BEM Politani Pangkep 2012 wajib mengikuti sosialisasi SOP Kesekretariatan, pelatihan proposal dan surat pada waktu yang ditentukan kemudian. Apabila ada pengurus Politani Pangkep 2012 yang tidak dapat hadir dengan alasan yang disetujui, maka akan diberika pelatihan susulan oleh penanggung jawab kegiatan. 4. Segala bentuk pemalsuan tanda tangan tanpa persetujuan dari pihak yang bersangkutan pada segala dokumen yang disertai bukti dan/atau saksi, akan ditindaklanjuti melalui mekanisme sidang yang dilakukan oleh Presiden Mahasiswa Politani Pangkep 2012. 5. Keterlambatan penyerahan proposal kegiatan dan pengumpulan LPJ akan dikenakan sanksi denda sebesar Rp. 1.000 (seribu rupiah) per hari, sedangkan untuk keterlambatan sertifikat dikenakan denda Rp. 500 (lima ritus rupiah) per hari. Denda dibayarkan kepada Menteri Keuangan BEM Politani Pangkep 2012. Denda tidak berlaku selama masa revisi. 6. Apabila sampai batas waktu pengajuan Rencana Anggaran Bersama (RAB) selanjutnya denda belum dibayarkan, maka akan langsung dipotong dari pengajuan anggaran proker kepanitiaan ke Menteri Keuangan BEM politani pangkep. Lampiran PROPOSAL PENGAJUAN PROGRAM KERJA (KEMENTERIAN .........) BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA POLITEKNIK PERTANIAN NEGERI PANGKEP 2012 “KABINET BHINEKA TUNGGAL IKA” Lampiran LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN NAMA ACARA) (MENTERIAN..........) BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA POLITEKNIK PERTANIAN NEGERI PANGKEP 2012 “KABINET BHINEKA TUNGGAL IKA” Lampiran LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (MENTERI……) BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA POLITEKNIK PERTANIAN NEGERI PANGKEP 2012 “KABINET BHINEKA TUNGGAL IKA”