Minggu, 27 Mei 2012
SOP Publikasi BEM Politani Pangkep Periode 2012
SOP Publikasi
Badan Eksekutif Mahasiswa
Politeknik Pertanian Negeri Pangkep
Periode 2012
Media Publikasi Cetak Acara Internal BEM :
1. Pamphlet
2. Poster
3. Spanduk
4. Baliho
5. Media publikasi cetak lain yang sesuai
Konten :
1. Logo BEM Politani Pangkep dan logo acara.
2. Nama Kementerian yang membuat acara.
3. Nama acara, waktu, dan tempat
4. Nama Kabinet “Bhineka Tunggal Ika” dan tagline“ Berkarya Nyata, Bukan Berkarya Kata”
5. Menyertakan contact person serta alamat :
Website : www.bem-d3.politanipangkep.ac.id
Email : bem.politanipangkep@yahoo.com
FB : Bem Politani Pangkep
6. Konten lain seperti keterangan isi acara, pengisi acara dan kalimat-kalimat persuasif yang mendukung publikasi acara, dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Desain :
1. Pembuatan desain disesuaikan dengan tema acara dan dapat dibuat sekreatif mungkin selama tidak mengandung unsur SARA.
2. Jika pembuatan desain dilakukan melalui bantuan Dep. Infokom, maka konten publikasi diserahkan paling lambat H-7 sebelum deadline terbentuknya desain.
Pemasangan :
1. Seluruh media publikasi cetak harus mendapatkan cap BEM Politani Pangkep sebelum dapat dipublikasikan, kecuali untuk spanduk harus dibubuhi tandatangan Dep. Infokom atau yang mewakili.
2. Seluruh media publikasi cetak harus sudah dipasang dan disebarkan paling lambat sejak H-7 sebelum acara, kecuali acara yang bersifat insidental. Jika terlambat, dikenakan denda sebesar Rp 1.000 per hari.
3. Pemasangan spanduk di lingkungan kampus harus memenuhi izin dari pihak institusi (bagian administrasi umum) dan jika terjadi kehilangan atau kerusakan tidak menjadi tanggung jawab Dep. Infokom BEM Politani Pangkep.
Media Publikasi Online :
1. Website
2. Blogspot
3. Facebook
4. Media publikasi online lainnya
Keterangan:
a. Setiap softcopy proposal dan konten acara kegiatan yang akan diajukan ke Pudir III harus dikirimkan ke email bem.politanipangkep@yahoo.com yang selanjutnya akan diupload ke website atau blogspot.
b. Publikasi melalui media online dilakukan dengan menyerahkan konten publikasi lengkap kepada penanggung jawab media online Dep. Kominfo yang selanjutnya bisa langsung diinput tanpa proses editing.
Program SMS
1. Program SMS adalah kegiatan mengirimkan SMS kepada pengurus BEM Politani Pangkep, lembaga kemahasiswaan, dan/atau civitas akademika Politani Pangkep.
2. Program SMS terdiri dari 2, yakni Program SMS rutin maupun Program SMS insidental.
3. Program SMS rutin meliputi :
a. Reminder BEM’S Day.
b. Motivasi dari Presiden BEM Politani Pangkep pada Hari Senin dan Kamis.
c. Ucapan ulang tahun pengurus pada tanggal ulang tahunnya.
d. Ucapan hari besar pada tanggal hari besarnya.
4. Program SMS insidental meliputi :
a. Publikasi kegiatan BEM Politani Pangkep.
b. Publikasi kegiatan LK lain.
5. Program SMS insidental dilakukan maksimal 2 kali dalam sehari.
6. Program SMS insidental dapat dilakukan lebih dari 2 kali dalam sehari dengan melihat urgensi informasi yang dipublikasikan.
7. Program SMS Insidental untuk publikasi kegiatan Menteri maksimal sebanyak 3 kali untuk program yang sama.
8. Format SMS harus menyertakan nama kementerian/instansi terkait/LK yang mengadakan acara, isi sms harus singkat, padat dan jelas (diusahakan hanya 1 page sms).
Publikasi Acara Eksternal BEM
Seluruh media publikasi acara pihak luar yang ingin dipublikasikan melalui BEM Politani Pangkep 2012 harus mendapat izin dari Menteri Dalam Negeri. Setelah mendapat izin dari Menteri Dalam Negeri agar, maka selanjutnya pemasangan akan dilakukan oleh Dep. Kominfo.
SOP Proposal BEM Politani Pangkep Periode 2012
PROPOSAL
(NAMA ACARA)
(MENTERIAN..........)
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
POLITEKNIKPERTANIAN NEGERI PANGKEP
2012
“KABINET BHINEKA TUNGGAL IKA”
A. Latar Belakang Kegiatan
B. Nama Kegiatan
(tema kegiatan)
C. Tujuan Kegiatan
(Tujuan kegiatan, boleh disebutkan per-point atau dibuat
diparagraf)
D. Sasaran Kegiatan
(Sasaran kegiatan acara in, isi sesuai konsep acara)
E. Parameter Keberhasilan
Parameter keberhasilan kegiatan ini adalah:
Kuantitatif :
(isi dengan jumlah persentase/angka pasti target dari
acara)
Kualitatif :
(isi dengan targetan tujuan acara tanpa persentase)
F. Konsep Program Kerja
(isi dengan konsep sesuai acara)
G. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
(contoh)
Hari / Tanggal : Selasa, 17 Mei 2011
Waktu : 09.00 - 12.00 Wita
Tempat : Ruang Kuliah II Politani Pangkep
H. Susunan Kepanitiaan
Pelindung
Direktur Politeknik Pertanian Negeri Pangkep
Ir. Andi Asdar Jaya, M.Si
Penasehat
Pembantu Direktur III Politeknik Pertanian Negeri Pangkep
Abdul Muttalib, SP., M.P
Penanggung Jawab
Presiden Badan Eksekutif Mahasiswa
Politeknik Pertanian Negeri Pangkep 2012
Zukarnain Musada
Pengawas
(Menteri…) Badan Eksekutif Mahasiswa
Politeknik Pertanian Negeri Pangkep 2012
Nama Menteri
(isi sesuai Dep…) Badan Eksekutif Mahasiswa
Politeknik Pertanian Negeri Pangkep 2012
Nama Dep.
Ketua Pelaksana : Nama Lengkap
Sekretaris : Nama Lengkap
Bendahara : Nama Lengkap
(isi sesuai susunan kepanitiaan)
I. Susunan Acara yang Direncanakan
Waktu (Wita) Durasi Kegiatan
J. Anggaran Dana Kegiatan
Rencana Pengeluaran
Contoh:
Kesekretariatan
Proposal, surat-surat dan lembar pertanggungjawaban : Rp 50.000
Konsumsi
Snack tamu undangan Rp 7.000 x 20 : Rp 140.000
Snack peserta Rp 4.000 x 100 : Rp 400.000
Air mineral (dus) Rp 15.000 x 3 : Rp 45.000
Sertifikat dan piagam, frame plakat : Rp 70.000
Lencana 92 x Rp 5.000 : Rp 460.000
TOTAL : Rp 1.165.000
RENCANA PEMASUKAN
PD III Politani Pangkep : Rp 1.015.000
TOTAL : Rp 1.015.000
K. Penutup
(isi dengan penutup)
Pangkep, Tanggal / Bulan / Tahun
Panitia pelaksana
Seminar Perikanan Se-Indonesia Timur
Ketua Pelaksana Sekretaris Panitia
Nama Kegiatan Nama Kegiatan
Nama Lengkap Nama Lengkap
NIM. NIM.
Mengetahui,
Presiden Mahasiswa Menteri (Nama Kementerian)
BEM Politani Pangkep 2012 BEM Politani Pangkep 2012
Menyetujui
Pembantu Direktur III
Politeknik Pertanian Negeri Pangkep
Abdul Muthalib, SP., MP.
NIP.197003311997031002
SOP KEUANGAN Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik Pertanian Negeri Pangkep Periode 2012
SOP KEUANGAN
Badan Eksekutif Mahasiswa
Politeknik Pertanian Negeri Pangkep
Periode 2012
Pendahuluan
Standard Operating Procedure (SOP) Keuangan ini merupakan salah satu upaya untuk mewujudkan ketaatan dan keteraturan terhadap segala perihal keuangan, transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan, serta kebutuhan atas penggunaan akuntansi dalam mencatat dan melaporkan kinerja BEM Politani Pangkep periode berjalan dilihat dari laporan keuangannya.
1. Prosedur Pengajuan Proposal Dana Awal Kegiatan
a. Pembagian jenis kegiatan BEM Politani Pangkep Kegiatan yang diadakan oleh BEM Politani Pangkep dikategorikan menjadi 2 (dua) jenis, yaitu :
1) Program Kerja
NON-PROYEK, yaitu kegiatan yang memiliki sifat berkesinambungan dan/atau tidak berkesinambungan, yang dikerjakan oleh BEM Politani Pangkep untuk internal BEM Politani Pangkep.
SEMI-PROYEK, yaitu kegiatan yang dilakukan oleh BEM Politani Pangkep untuk Ormawa BEM Politani Pangkep.
PROYEK, yaitu kegiatan yang dilakukan oleh BEM Politani Pangkep untuk mahasiswa (i), melalui proses bidding OCP dan open recruitment panitia, serta merupakan kegiatan yang tidak dilakukan secara berkesinambungan dalam satu periode kepengurusan.
2) Insidental Event
Merupakan kegiatan, selain program kerja yang telah direncanakan di awal, yang dilaksanakan oleh BEM Politani Pangkep atau Ormawa, yang mendukung dan sejalan dengan visi, misi, dan tujuan BEM Politani Pangkep dan dirasakan adanya faktor kebutuhan yang mendesak dan atau berhubungan dengan pihak eksternal.
b. Setiap kementerian harus membuat anggaran kegiatan dari masing-masing program kerja yang direncanakan, baik non-proyek, semi-proyek, maupun proyek selama satu periode kepengurusan, yang meliputi anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran kegiatan. Anggaran yang dibuat harus memenuhi persyaratan “realistis, wajar, dan jelas”. Anggaran tersebut diserahkan kepada Menteri Keuangan BEM Politani Pangkep.
c. Pengajuan anggaran kegiatan dibuat di awal kepengurusan dalam bentuk proposal pengajuan dana kegiatan untuk satu periode kepengurusan BEM Politani Pangkep periode berjalan.
d. Pengajuan permohonan dana program kerja BEM Politani Pangkep periode berjalan dapat diajukan maksimal 2 minggu setelah pengesahan program kerja.
e. Untuk mengajukan permohonan dana awal kegiatan, kementerian atau kepanitiaaan harus memberikan Surat Pengajuan Permohonan Dana Awal Kegiatan yang ditandatangani Ketua dan Bendahara Kegiatan, dengan disertai lampiran anggaran dari proposal kegiatan, paling lambat 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan kegiatan. Format terlampir.
f. Dalam pengajuan permohonan dana awal dari kegiatan insident event, maka panitia atau pihak yang bersangkutan dengan acara harus menyerahkan proposal kegiatan (yang sudah lengkap ditandatangani) dan Surat Pengajuan Permohonan Dana Awal Kegiatan yang telah ditandatangani penanggungjawab kegiatan. Kemudian diajukan ke Menteri Keuangan BEM Politani Pangkep.
2. Prosedur Pengajuan Dana Kegiatan yang Berasal dari Institusi
a. Rancangan Anggaran Biaya (RAB) lembaga kemahasiswaan Politani Pangkep merupakan suatu konsepsi dalam merancang tata kelola yang baik dalam menganggarkan pendanaan Lembaga Kemahasiswaan (LK) Pangkep, terutama mengenai besar dana kegiatan masing-masing LK yang bersumber dari Intitusi (Pudir III) yang hendak diajukan.
b. Dalam rangka pelaksanaan Rancangan Anggaran Baiaya (RAB), maka Menteri Keuangan akan menyusun semua proposal pengajuan dana kegiatan satu periode kepengurusan sesuai urutan pelaksanaannya dan mengelompokkannya ke dalam triwulan-an periode 1 tahun Masehi, yaitu :
Triwulan I : Januari - Maret
Triwulan II : April - Juni
Triwulan III : Juli - Agustus
3. Prosedur Pelaporan Keuangan
a. Laporan Realisasi Anggaran (LRA) Program Kerja adalah laporan yang dibuat oleh kementerian atau kepanitiaan program kerja bersangkutan yang menunjukkan anggaran dan realisasi dari penerimaan dan pengeluaran sampai program kerja berakhir.
b. Tujuan pelaporan realisasi anggaran program kerja adalah untuk memberikan informasi mengenai perbandingan anggaran yang direncanakan dengan realisasi anggarannya. Hal tersebut dapat menunjukkan tingkat efektivitas dan efesiensi suatu program kerja.
c. Setiap kementerian WAJIB memastikan pembuatan Laporan Realisasi Anggaran (LRA) dari setiap kegiatan yang dijalankan dari kementeriannya telah secara rapi dan benar mendokumentasikan semua transaksi yang terjadi.
d. Setiap kegiatan penerimaan/pendapatan dan pengeluaran harus memiliki bukti-bukti yang sah sesuai dengan kebijakan keuangan yang berlaku.
e. Transaksi-transaksi yang tidak disertai bukti-bukti yang sah dianggap tidak valid.
f. Untuk pelaporan kegiatan yang bersifat insidental event, maka ketentuannya sama dengan prosedur pelaporan keuangan di program kerja lainnya, dan dapat disesuaikan dengan kebijakan Menteri Keuangan, departemen - departenen keuangan, dan Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep pada kondisi-kondisi tertentu.
4. Prosedur Peminjaman Dana BEM Politani Pangkep
a. Pengajuan peminjaman dana dari kas BEM Politani Pangkep dapat dilakukan untuk membantu kegiatan BEM atau LK Politani Pangkep yang mengalami kesulitan dana dalam pelaksanaannya dan dirasakan mendesak.
b. Panitia kegiatan tersebut dapat mengajukan peminjaman dana kepada BEM Politani Pangkep sebesar nominal dan persyaratan yang disetujui oleh Menteri Keuangan, dan Presiden Mahasiswa BEM Politani pangkep, dan setiap pengajuan permohonan peminjaman dana itu belum tentu mendapatkan persetujuan.
c. Mekanisme pengajuan peminjaman dana pemohon (panitia pelaksana kegiatan) harus mengajukan permohonan dengan melampirkan persyaratan sebagai berikut :
LRA dan rincian dana yang telah masuk ke kas panitia per 1 hari sebelum pengajuan peminjaman dana. Besarnya dana yang belum tertutupi.
Surat kesanggupan membayar hutang yang ditandatangani oleh ketua dan bendahara panitia kegiatan tersebut.
Mencantumkan sumber-sumber dana lain yang memungkinkan diusahakan untuk keberlangsungan acara.
* Hal-hal tersebut di atas diajukan kepada Menteri
Keuangan BEM Politani Pangkep.
d. Pemberian dana pinjaman harus atas dasar persetujuan dari Menteri Keuangan dan Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep, disertai dengan penandatanganan surat perjanjian antara Menteri Keuangan BEM Politani Pangkep dan panitia pelaksana kegiatan.
e. Pengembalian pinjaman dana sebesar yang tercantum dalam surat perjanjian diserahkan selambat-lambatnya 2 minggu setelah acara berakhir.
Kebijakan Keuangan
Badan Eksekutif Mahasiswa
Politeknik Pertanian Negeri Pangkep
Periode 2012
1. Dana Awal
a. Dana awal adalah dana penyertaan kegiatan yang diberikan oleh BEM untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang telah diajukan di awal kepengurusan BEM periode berjalan, di mana jumlahnya telah dipertimbangkan Menteri Keuangan dan Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep.
b. Kegiatan program kerja yang diadakan oleh setiap kementerian baik non-proyek, semi proyek, maupun proyek diajukan kepada Menteri Keuangan BEM atas persetujuan untuk kemudian disetujui oleh Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep.
c. Kegiatan Insidental Event yang diadakan oleh kementerian tidak menjadi prioritas pendanaan dari kas BEM. Kegiatan tersebut akan ditinjau kembali kelayakan dan kemungkinan terlaksananya dan akan disesuaikan dengan kemampuan pendanaan BEM Politani Pangkep.
d. Besarnya dana yang diberikan tergantung dari jenis program kerja yang diajukan dan pertimbangan dari Menteri Keuangan, serta disetujui kemudian disahkan oleh Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep.
e. Untuk kegiatan program kerja, BEM akan memberikan dana awal sesuai dengan total anggaran kegiatan tersebut, yaitu :
Total Anggaran Dana Awal
< Rp. 1.000.000,00 Rp. 50.000 – Rp. 100.000
Rp. 1.000.000 - Rp. 5.000.000 Rp. 100.000 – Rp. 150.000
>Rp. 5.000.000,00 Rp. 150.000 – Rp. 200.000
Untuk kegiatan-kegiatan tertentu yang membutuhkan dana tambahan dan bersifat mendesak, maka dana yang diberikan disesuaikan dengan kebijakan dan keputusan Menteri Keuangan yang disetujui Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep.
2. Pengajuan Dana Kegiatan Dari Institusi
a. Menteri Keuangan harus memiliki data mengenai program kerja apa saja yang akan dilaksanakan dalam satu periode kepengurusan BEM Politani Pangkep, terutama dalam hal ini adalah program kerja yang membutuhkan pemasukkan dana dari Institusi (PD III).
b. Data mengenai program kerja-program kerja tersebut telah dikelompokkan berdasarkan urutan tanggal rencana pelaksanaannya ke dalam triwulanan dalam satu tahun Masehi yang telah ditentukan.
c. Menteri Keuangan harus mengurutkan program kerja di setiap triwulan berdasarkan urutan prioritas kegiatan tersebut. Adapun kriteria dan pertimbangan tingkat keprioritasan suatu program kerja didasarkan pada pertimbangan dari Menteri Keuangan dan Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep.
d. Setiap kementerian yang mengajukan program kerja di triwulan yang akan dihadapi harus memberikan proposal kegiatan program kerja bersangkutan (yang lebih riil dalam perencanaannya secara konsep dan anggaran) 10 (sepuluh) hari sebelum RAB triwulan tersebut diadakan.
e. Menteri Keuangan dapat meminta revisi proposal yang diajukan apabila dirasakan perlu untuk diperbaiki, dan menetapkan waktu untuk menyerahkan revisi proposal tersebut maksimal 2 (dua) hari sebelum RAB jatuh tempo.
3. Prosedur Pelaporan
a. Setiap kementerian (kepanitiaan dari acara kementerian bersangkutan) diharuskan membuat Laporan Realisasi Anggaran (LRA) dari setiap kegiatannya.
b. LRA diserahkan kepada Menteri Keuangan BEM Politani Pangkep maksimal 5 (lima) hari setelah kegiatan selesai.
c. Setiap bukti-bukti transaksi wajib disimpan dan dibuat rangkap 2 (dua) oleh penanggung jawab keuangan masing-masing kegiatan. Bukti transaksi yang asli harus diberikan kepada Menteri Keuangan dengan cara dilampirkan pada LRA Kegiatan, dan rangkapnya (copy bukti transaksi) disimpan oleh pelaksana acara untuk dokumentasi.
d. Untuk pengeluaran yang tidak memiliki bukti transaksi dapat menggunakan kuitansi dan/atau nota yang ditandatangani oleh pihak yang bertanggungjawab, yaitu pihak yang menerima dan mengeluarkan kas (pihak-pihak yang terkait dalam melakukan transaksi).
e. Keterlambatan pengumpulan LRA dikenakan denda sebesar Rp. 1.000/hari dimulai dari satu hari setelah hari terakhir acara. Bila sampai 3 hari denda tersebut belum dibayar, maka denda tersebut akan diambil dari dana awal yang telah atau akan dianggarkan untuk program kerja berikutnya di kementerian yang bersangkutan.
f. LRA setiap kegiatan akan diserahkan oleh Menteri Keuangan ke pihak Institusi (Pudir III) 1 minggu setelah kegiatan selesai, dan dengan disertai LPJ kegiatan tersebut.
Lampiran
Format Pengajuan Anggaran
Anggaran Program Kerja
BEM Politani Pangkep
Periode 20112
Menteri………
No Uraian Kuantitas Harga satuan Total Anggaran
1 Penerimaan :
………………... xxxxx Rp xxxx Rp xxxx
………………... xxxxx Rp xxxx Rp xxxx
………………... xxxxx Rp xxxx Rp xxxx
Dst dst
Total Penerimaan Rp xxxxxx
2 Pengeluaran:
………………... xxxxx Rp xxxx Rp xxxx
………………... xxxxx Rp xxxx Rp xxxx
………………... xxxxx Rp xxxx Rp xxxx
Dst dst
Total Pengeluaran Rp xxxxxx
Lampiran
Format Realisasi Anggaran
Laporan Realisasi Anggaran Program Kerja
BEM Politani Pangkep
Periode 2012
Menteri…..
(Nama Program Kerja)
Per (Tanggal Penyusunan Laporan)
No Uraian Anggaran Realisasi Selisih * Ket **
1 Penerimaan :
………………… Rp xxxxxx Rp xxxxxx Rp xxxxxx
………………… Rp xxxxxx Rp xxxxxx Rp xxxxxx
Dst dst dst dst
Total Penerimaan Rp xxxxxx Rp xxxxxx Rp xxxxxx
2 Pengeluaran ***
………………… ………………… Rp xxxxxx Rp xxxxxx
………………… ………………… Rp xxxxxx Rp xxxxxx
Dst dst dst dst
Total Pengeluaran Rp xxxxxx Rp xxxxxx Rp xxxxxx
*) Perbedaan antara anggaran dan realisasi
**) Diisi dengan hal-hal yang dianggap perlu dan dapat
memperkuat informasi baik dari penerimaan, pengeluaran,
surplus/defisit, serta yang dapat menjelaskan akun-akun
yang bersangkutan. Seperti tanggal transaksi atau
penanggungjawab transaksi (opsional).
Lampiran
Format Surat Peminjaman Dana
Surat Perjanjian Peminjaman Dana
BEM Politani Pangkep
Periode 2012
Yang bertandatangan dibawah ini :
Nama : Hasnawati
NIM : 10 24 064
Alamat : Jl. Kebun Jeruk, Desa Mandalle, Kec.Mandalle
Yang mewakili BEM Politani Pangkep 2012, selanjutnya disebut Pihak Pertama.
Yang bertandatangan dibawah ini :
Nama : ……………………………………………
NIM : ……………………………………………
Alamat/Hp : ……………………………………………
Yang mewakili Kepanitian Acara (………………………) selanjutnya disebut Pihak Kedua.
Sepakat untuk mematuhi point-pont perjanjian sebagai berikut :
1. Pihak Pertama akan meminjamkan dana kepada Pihak Kedua.
2. Jumlah dan waktu pengembalian pinjaman sebagaimana yang telah disepakati adalah sebagai berikut:
Jumlah :Rp …………………………………
Terbilang : …………………………………………………………………………………………………
Jatuh Tempo : …………………………………………(dd/mm/yyyy)
3. Pihak Kedua WAJIB mengembalikan pinjaman dana sesuai dengan jumlah dan batas waktu yang telah disepakati.
4. Dana pinjaman akan cair maksimal 2x24 jam hari setelah berkas-berkas peminjaman diserahkan kepada Pihak Pertama atau sesuai kesepakatan kedua belah pihak.
5. Hal-hal yang belum diatur dalam surat perjanjian ini akan diatur lebih lanjut oleh pihak-pihak terkait.
Pangkep,……………… 2012
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
Nama Lengkap Hasnawati
NIM. NIM. 10 24
Lampiran
Format Surat Pengajuan Permohonan Dana Awal
Surat Pengajuan Permohonan Dana Awal
BEM Politani Pangkep
Periode 2012
(Nama Program Kerja)
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : …………………………………………………………
NIM : …………………………………………………………
Sebagai : …………………………………………………………
Mengajukan permohonan dana dari BEM sebagai dana awal dari program kerja :
Nama Program Kerja : …………………………………………………………
Kementerian : …………………………………………………………
Tanggal Pelaksanaan : …………………………………………………………
Sejumlah : Rp …………………………………………………
Terbilang : …………………………………………………………
Adapun bersama dengan surat ini kami lampirkan anggaran program kerja tersebut di atas.
Pangkep,…………………… 2012
Bendahara Ketua Panitia
(Nama Program Kerja) (Nama Program Kerja)
Nama Lengkap Nama Lengkap
NIM. NIM.
Berdasarkan surat Pengajuan Permohonan Dana Awal di atas, maka setelah mempertimbangkan berbagai macam aspek dan juga persetujuan dari Presiden Mahasiswa, diputuskan bahwa :
Nama Program Kerja : ……………………………………………………
Kementerian : ……………………………………………………
Akan diberikan dana awal sebesar : Rp ……………………………………………
Terbilang : ……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
Pangkep, …………………2012
Menteri Keuangan
BEM Politani Pangkep 2012
Hasnawati
NIM. 10 24
Surat ini akan disediakan oleh Menteri Keuangan dan dapat diambil di Map Berkas Menteri Keuangan.
SOP Kesekretariatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik Pertanian Negeri Pangkep Periode 2012
SOP Kesekretariatan
Badan Eksekutif Mahasiswa
Politeknik Pertanian Negeri Pangkep
Periode 2012
A. Kepala Surat :
Ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam kepala surat adalah :
a. Surat-surat organisasi ditulis di kertas putih berkop (berkepala).
Nama organisasi diletakan di baris pertama.
Nama institusi diletakkan di baris kedua.
Alamat oganisasi pada baris ketiga.
b. Penempatan logo kop surat yaitu logo organisasi berada
disebelah kiri surat dengan menempatkan logo institusi
disebelah kanan kop surat.
c. Panitia pelaksana kegiatan mengikuti format kop surat organisasi dengan ketentuan :
Menambahkan panitia pelaksana ”kegiatan” dibaris pertama.
Nama organisasi pada baris kedua.
Nama institusi pada baris ketiga.
Alamat oganisasi pada baris keempat.
d. Penempatan logo kop surat yaitu logo Panitia berada disebelah kiri surat dengan menempatkan logo organisasi disebelah kanan kop surat.
e. Jenis surat (kertas), A4 dengan margin:
Top : 2,0 cm
Buttom: 0 cm
Left: 2,5 cm
Right: 2,0 cm
B. Sistematika penulisan nomor surat Badan Eksekutif Mahasiswa yaitu :
1. Surat Biasa
Cara penulisan nomor suratnya yaitu :
Surat ditujukan untuk Pimpinan Politani, Pembina Kemahasiswaan, instansi di luar kampus dan lembaga di atasnya : Nomor Surat/B/Surat Biasa/BEM/PP-NP/Bulan Berjalan/Tahun Berjalan. Contoh : 001/B/SB/BEM/PP-NP/IX/2008.
Surat ditujukan untuk Lembaga yang ada di bawahnya {HMJ dan UKM) ataupun kepada anggota : Nomor Surat/A/Surat Biasa/BEM/PP-NP/Bulan Berjalan/Tahun Berjalan. Contoh : 002/A/SB/BEM/PP-NP/IX/2008.
Penulisan nomor surat, diurut sesuai dengan jumlah surat yang sudah keluar walaupun berbeda kode suratnya.
2. Surat Mandat
Cara penulisan nomor surat mandat yaitu :
SURAT MANDAT
Nomor : Nomor Surat/A/MDT/BEM/PP-NP/Bulan Berjalan/Tahun Berjalan
Contoh :
SURAT MANDAT
Nomor : 001/A/MDT/BEM/PP-NP/IX/2008
3. Surat Keputusan
Cara penulisan nomor surat keputusan yaitu :
SURAT KEPUTUSAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
POLITEKNIK PERTANIAN NEGERI PANGKEP
PERIODE BERJALAN
Nomor : Nomor Surat/Kpts/BEM/PP-NP/Bulan Berjalan/Tahun Berjalan
Contoh :
SURAT KEPUTUSAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
POLITEKNIK PERTANIAN NEGERI PANGKEP
PERIODE 2007-2008
Nomor : 001/Kpts/BEM/PP-NP/IX/2008
Tentang :
Susunan Pengurus Himpunan Mahasiswa Teknologi Penangkapan Ikan
4. Surat Ketetapan
Cara penulisan nomor surat ketetapan yaitu :
KETETAPAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
POLITEKNIK PERTANIAN NEGERI PANGKEP
PERIODE BERJALAN
Nomor : Nomor Surat/TAP/BEM/PP-NP/Singkatan Kegiatan/Bulan Berjalan/Tahun Berjalan
Contoh :
KETETAPAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
POLITEKNIK PERTANIAN NEGERI PANGKEP
PERIODE BERJALAN
Nomor : 002/TAP/BEM /PP-NP/SU/IX/2008
Tentang :
Juara-juara Hasil BEM CUP
C. Kepanitiaan BEM
Sistematika penulisan nomor surat kepanitiaan Badan Eksekutif Mahasiswa yaitu :
Surat ditujukan untuk Pimpinan Politani, Pembina Kemahasiswaan, instansi di luar kampus dan lembaga di atasnya : Nomor Surat/B/Panpel/BEM/PP-NP/Bulan Berjalan/Tahun Berjalan. Contoh : 001/B/Panpel/BEM/PP-NP/IX/2008.
Surat ditujukan untuk lembaga yang ada di bawahnya HMJ dan UKM) ataupun kepada anggota : Nomor Surat/A/Panpel/BEM/PP-NP/Bulan Berjalan/Tahun Berjalan. Contoh : 002/A/Panpel/BEM/PP-NP/IX/2008.
Penulisan nomor surat, diurut sesuai dengan jumlah surat kepanitiaan yang sudah keluar walaupun berbeda kode suratnya.
Surat yang keluar harus diketahui / ditanda tangani oleh pengurus berjalan.
D. Pengarsipan
a. Setiap surat masuk diterima dan diarsipkan oleh Mentri Sekertaris kemudian nomor surat di catat pada pembukuan surat masuk dan akan ditujukan kepada kementerian yang dimaksud dalam surat tersebut.
b. Setiap surat keluar yang dibuat oleh setiap kementerian wajib dibuat rangkapnya dalam bentuk hardcopy untuk kemudian diarsipkan dan diserahkan kepada mensek beserta daftarnya setiap awal bulan pada waktu yang ditentukan kemudian.
E. Legalisasi dan Pengesahan
a. Pengesahan surat keluar dilakukan oleh Presiden BEM Politani Pangkep 2012, dengan format sebagai berikut :
Badan Eksekutif Mahasiswa
Politeknik Pertanian Negeri Pangkep
Periode 2011-2012
Presiden Mahasiswa Menteri Sekretaris
Zulkarnain Musada S a h l u l
NIM. 08 24 110 NIM. 10 24 086
b. Apabila Presiden BEM Politani Pangkep 2012 berhalangan, maka pengesahan surat keluar dilakukan oleh Wakil Presiden BEM Politani Pangkep 2012, dengan format sebagai berikut :
Badan Eksekutif Mahasiswa
Politeknik Pertanian Negeri Pangkep
Periode 2011-2012
u.b.Presiden Mahasiswa Menteri Sekretaris
Wakil Presiden Mahasiswa
H a m r a n S a h l u l
NIM. 10 24 377 NIM.10 24 086
c. Apabila Presiden dan Wakil Presiden BEM Politani Pangkep 2012 berhalangan, maka pengesahan surat keluar dilakukan oleh Menteri Sekretaris BEM Politani Pangkep 2012, dengan format sebagai berikut :
Badan Eksekutif Mahasiswa
Politeknik Pertanian Negeri Pangkep
Periode 2011-2012
A.n. Presiden mahasiswa
Menteri Sekretaris
S a h l u l
NIM. 10 24 086
d. Semua surat keluar wajib disahkan oleh Presiden atau wakil Presiden dan dilegalisasi cap BEM Politani Pangkep 2012.
e. Legalisasi dilakukan oleh Menteri Sekretaris BEM 2012 di Sekretariat BEM Politani Pangkep, setiap hari Senin-Jumat pukul 08.00-20.00 Wita.
F. SOP Pengajuan Program Kerja Menteri
1. Program Kerja
Dalam pengajuan program kerja, menteri harus mengklasifikasikan program kerjanya ke dalam program kerja, proyek kerja, dan/atau incidental.
a. Program kerja jangka panjang adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh menteri secara terus-menerus atau rutin (lebih dari sekali dalam satu periode kepengurusan).
b. Program kerja jangka pendek adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh menteri tidak secara terus-menerus.
c. Incidental adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh menteri secara mendadak dikarenakan permintaan/ pengajuan pihak eksternal institusi dan urgensi kepentingan.
2. Proposal Pengajuan Program Kerja
Pengajuan program kerja kementerian dilakukan di awal kepengurusan oleh setiap menteri dalam bentuk proposal pengajuan program kerja dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Diketik dengan menggunakan font huruf Courier New berukuran 12 dengan spasi 1,5 di kertas berukuran A4 dengan margin normal (1 inci di setiap sisi) dengan format judul terlampir.
b. Diserahkan kepada Menteri Sekretaris dalam bentuk soft copy melalui email Menseg@bempolitanipangkep.com pada waktu yang ditentukan kemudian.
c. Disusun dengan template sebagai berikut :
Nama program kerja
Tujuan
Jenis (program/proyek/incidental)
Penanggung jawab
Partner sinergi (bekerja sama dengan kementerian mana)
Konsep
Waktu
Sasaran
Parameter keberhasilan
o Kuantitatif
o Kualitatif
a. Estimasi Anggaran
G. SOP Proposal Kegiatan
1. Format proposal kegiatan yang sifatnya internal diatur standar pembuatannya dalam bentuk template proposal kegiatan dan terpisah dari SOP, sedangkan untuk proposal kegiatan yang sifatnya eksternal tidak diatur dalam SOP ini, mengingat kebutuhan setiap menteri akan proposal kegiatan eksternal sangat variatif.
2. Proposal kegiatan internal diketik dengan menggunakan font huruf Courier New berukuran 12 dengan spasi 1,5 di kertas berukuran A4 dengan margin normal (1 inci di setiap sisi) dan ketentuan halaman judul terlampir. Proposal kegiatan internal dijilid mika bening untuk judul dan dibelakang dengan kertas buffalo warna merah.
3. Proposal kegiatan (eksternal dan internal) diserahkan maksimal 2 minggu sebelum kegiatan dilaksanakan. Waktu revisi maksimum adalah H-10 sebelum pelaksanaan kegiatan. Pengecualian untuk proposal kegiatan incidental yang akan ditentukan sesuai dengan kesepakatan bersama panitia.
4. Proposal kegiatan yang akan diajukan ke Pudir III Politani Pangkep wajib mencantumkan hasil publikasi kegiatan di Facebook atau Blogspot BEM Politani Pangkep dalam bentuk print screen. Penanggungjawab kegiatan harap langsung berkoordinasi dengan Dep. Infokom BEM Politani Pangkep 2012. Proposal kegiatan yang akan disahkan oleh Pembantu Direktur III Politani Pangkep.
5. Setiap proposal kegiatan wajib mendapatkan pengesahan dari Presiden Mahasiswa dan kementerian yang terkait. Dengan mekanisme sebagai berikut:
Panitia pelaksana
Seminar Perikanan Se-Indonesia Timur
Ketua Pelaksana Sekretaris Panitia
Nama Kegiatan Nama Kegiatan
Nama Lengkap Nama Lengkap
NIM. NIM.
Mengetahui,
Presiden Mahasiswa Menteri (Nama Kementerian)
BEM Politani Pangkep 2012 BEM Politani Pangkep 2012
Zulkarnain Musada Nama Menteri
NIM. 08 24 110 NIM. Xx xx xx
Menyetujui
Pembantu Direktur III
Politeknik Pertanian Negeri Pangkep
Abdul Muthalib, SP., MP.
NIP.197003311997031002
6. Proposal kegiatan yang akan disahkan oleh Presiden mahasiswa diserahkan melalui Menseg dalam bentuk hardcopy dan softcopy (dikirim ke email Menseg) untuk kemudian diperiksa dan dilegalisasi dengan bukti memo tidak tertulis ke Presiden mahasiswa Politani Pangkep 2012. Pada saat mengirimkan proposal kegiatan yang hendak diperiksa, harap memberitahukan ke penanggung jawab kontak yang bisa dihubungi.
7. Proposal kegiatan yang sudah dilegalisasi sepenuhnya wajib untuk dibuat arsipnya oleh masing-masing menteri pada file box yang telah disediakan.
8. Panitia maupun kementerian tidak diperbolehkan menggunakan tanda tangan palsu (scan, photocopy, dsb.) Presiden mahasiswa Politani Pangkep 2012 sebelum mendapat persetujuan Menteri Sekretaris dan Presiden Mahasiswa Politani Pangkep 2012.
H. SOP Laporan Pertanggungjawaban
Laporan Pertanggungjawaban (selanjutnya disebut LPJ) disusun oleh menteri dimana program kerja dilaksanakan. Menteri dan/atau Sekretaris Kepanitiaan BEM Politani Pangkep 2012 bertanggung jawab atas penyusunan LPJ.
1. Mekanisme
a. LPJ disusun segerah setelah kegiatan di laksanakan .
b. LPJ diserahkan kepada Menteri Sekretaris BEM Politani Pangkep 2012 dalam bentuk hardcopy dan softcopy yang dikirim melalui email ke Menseg@bempolitanipangkep.com lalu dibuat rangkapnya dalam bentuk hardcopy yang sudah dilegalisasi untuk diserahkan kepada Pudir III Politani Pangkep.
c. LPJ baik hardcopy maupun softcopy diserahkan selambat-lambatnya H+7 (tidak termasuk tanggal merah dan hari Minggu) setelah tanggal pelaksanaan program kerja. Waktu revisi maksimum adalah 3 hari setelah batas akhir pengumpulan LPJ (H+3).
d. Khusus untuk LPJ Menteri BEM Politani Pangkep 2012 dikumpulkan setiap triwulan (3 Bulan) periode kepengurusan dengan waktu yang ditentukan kemudian.
2. Format
a. Diketik dengan menggunakan font huruf Courier New berukuran 12 dengan spasi 1,5 di kertas berukuran A4 dengan margin normal (1 inci di setiap sisi) dan ketentuan halaman judul terlampir. LPJ dijilid mika bening untuk judul dan dibelakang dengan kertas buffalo warna merah.
b. Susunan LPJ program kerja adalah sebagai berikut :
Judul
Kata Pengantar
Pendahuluan
Laporan Program Kerja :
o Nama
o Tujuan
o Jenis
o Penanggung jawab
o Konsep
o Waktu
o Sasaran
o Tingkat keberhasilan
Kualitatif
Kuantitatif
o Realisasi Anggaran
Laporan Kinerja Panitia
o Susunan Panitia
o Job Description
o Pelaksanaan kinerja (pra event dan event)
o Deskripsi rencana acara
o Aktualisasi rencana acara
o Hambatan tiap divisi
o Solusi
o Saran
o Kesimpulan
Penutup
Lembar pengesahan, formatnya adalah sebagai berikut:
Ketua Pelaksana Sekretaris Panitia
Nama Kegiatan Nama Kegiatan
Nama Lengkap Nama Lengkap
NIM. NIM.
Mengetahui, Menyetujui,
Presiden Mahasiswa Menteri (Nama kementerian)
BEM Politani Pangkep 2012 BEM Politani Pangkep 2012
Zulkarnain Musada Nama Menteri
NIM. 08 24 110 NIM.
Lampiran
o Daftar Surat Masuk (no. surat, tanggal, asal, perihal)
o Daftar Surat Keluar (no. surat, tanggal, tujuan, perihal)
o Lain-lain (proposal, daftar hadir, dokumentasi, dll)
c. Susunan LPJ Menteri BEM Politani Pangkep 2012 adalah sebagai berikut :
Judul
Pendahuluan
Job description kementerian
Perencanaan
o Struktur kementerian
o Program kerja
Pelaksanaan
o Hambatan
o Solusi
o Saran
Rekomendasi
Penutup
Lampiran
o Rincian anggaran proker
o Nota anggaran proker
o Dokumentasi proker
I. SOP Sertifikat
1. Sertifikat yang dibuat harus mencantumkan :
a. Logo kegiatan (jika ada), logo Intitusi, dan logo BEM Politani Pangkep 2012.
b. Nama menteri dimana program/proyek/incidental kerja dilaksanakan.
c. Tulisan BEM Politani Pangkep 2012 “Kabinet Bhineka Tunggal Ika”.
d. Nama dan tanggal pelaksanaan kegiatan.
e. Pengesahan dari ketua panitia, Presiden Mahasiswa Politani Pangkep 2012, Ketua MPM, dan Pembantu Direktur III Politani Pangkep beserta legalisasi dengan menggunakan cap masing-masing instansi yang terkait.
2. Sertifikat yang akan disahkan oleh Presiden Mahasiswa Politani Pangkep 2012 harus terlebih dahulu diperiksa oleh Menteri Sekretaris dalam bentuk draft atau softcopy.
3. Panitia maupun kementerian “tidak diperbolehkan” menggunakan tanda tangan palsu (scan, photocopy, dsb.) Presiden Mahasiswa Politani Pangkep 2012 sebelum mendapat persetujuan Menteri Sekretaris dan Presiden Politani Pangkep 2012.
4. Legalisasi dilakukan oleh Menteri Sekretaris BEM Politani Pangkep 2012 di sekretariat BEM Politani Pangkep 2012, setiap hari Senin-Jumat pukul 08.00 - 20.00 Wita.
5. Sertifikat harus sudah dicetak dan dibagikan H+14 setelah kegiatan berlangsung dengan menaati peraturan di atas.
J. SOP Notulensi
1. Setiap menteri akan diberikan notulensi yang akan diserahkan kepada Menteri Sekretaris.
2. Notulensi wajib dikumpulkan kepada Menseg setiap 1 (satu bulan) sekali pada waktu yang ditentukan kemudian, untuk diperiksa konsistensi pelaksanaan dan hasil rapatnya.
3. Notulensi mencakup notulensi rapat rutin kelembagaan dan kepanitiaan, serta internalisasi.
4. Apabila notulensi sudah terisi penuh, harap segera mengabarkan ke Menteri Sekretaris untuk diberikan yang baru.
Penjelasan Umum
SOP Keskretariatan
Badan Eksekutif Mahasiswa
Politeknik pertanian Negeri pangkep
1. Revisi surat, proposal pengajuan program kerja kementerian, proposal kegiatan, laporan pertanggungjawaban dan sertifikat dilakukan jika terdapat ketidaksesuaian isi dengan SOP dan/atau EYD Bahasa Indonesia yang berlaku.
2. Pengarsipan surat keluar, proposal, dan LPJ kementerian dalam bentuk hardcopy pada file box yang telah disediakan.
3. Pengurus BEM Politani Pangkep 2012 wajib mengikuti sosialisasi SOP Kesekretariatan, pelatihan proposal dan surat pada waktu yang ditentukan kemudian. Apabila ada pengurus Politani Pangkep 2012 yang tidak dapat hadir dengan alasan yang disetujui, maka akan diberika pelatihan susulan oleh penanggung jawab kegiatan.
4. Segala bentuk pemalsuan tanda tangan tanpa persetujuan dari pihak yang bersangkutan pada segala dokumen yang disertai bukti dan/atau saksi, akan ditindaklanjuti melalui mekanisme sidang yang dilakukan oleh Presiden Mahasiswa Politani Pangkep 2012.
5. Keterlambatan penyerahan proposal kegiatan dan pengumpulan LPJ akan dikenakan sanksi denda sebesar Rp. 1.000 (seribu rupiah) per hari, sedangkan untuk keterlambatan sertifikat dikenakan denda Rp. 500 (lima ritus rupiah) per hari. Denda dibayarkan kepada Menteri Keuangan BEM Politani Pangkep 2012. Denda tidak berlaku selama masa revisi.
6. Apabila sampai batas waktu pengajuan Rencana Anggaran Bersama (RAB) selanjutnya denda belum dibayarkan, maka akan langsung dipotong dari pengajuan anggaran proker kepanitiaan ke Menteri Keuangan BEM politani pangkep.
Lampiran
PROPOSAL
PENGAJUAN PROGRAM KERJA
(KEMENTERIAN .........)
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
POLITEKNIK PERTANIAN NEGERI PANGKEP
2012
“KABINET BHINEKA TUNGGAL IKA”
Lampiran
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
NAMA ACARA)
(MENTERIAN..........)
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
POLITEKNIK PERTANIAN NEGERI PANGKEP
2012
“KABINET BHINEKA TUNGGAL IKA”
Lampiran
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
(MENTERI……)
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
POLITEKNIK PERTANIAN NEGERI PANGKEP
2012
“KABINET BHINEKA TUNGGAL IKA”
GBHK BEM Politani Pangkep Periode 2011-2012
Garis - garis Besar Haluan Kerja
Badan Eksekutif Mahasiswa
Politeknik Pertanian Negeri Pangkep
Periode 2011-2012
PENDAHULUAN
Manusia diciptakan memiliki akal untuk bisa memikirkan hal-hal yang luar biasa di sekelilingnya hingga menyadari betapa Agungnya Sang Pencipta, yang telah menciptakan segala sesuatu tanpa sia-sia, maka pantaslah puji dan syukur senantiasa kita lantunkan pada Sang Khalik, Dzat yang Maha Melihat dan Maha Mengetahui apa yang tersembunyi.
Badan Eksekutif Mahasiswa sebagai lembaga kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar mahasiswa Politeknik Pertanian Negeri Pangkep membutuhkan sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan. Manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuat sebuah “Garis-garis Besar Haluan Kerja” yang selanjutnya disebut GBHK.
GBHK BEM adalah standar tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh BEM untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan mekanisme kinerja organisasi dan mekanisme kinerja dari pelaksanaan program - program kerja yang telah disahkan maupun belum pada saat rapat kerja.
GBHK BEM perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa nama Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik Pertanian Negeri Pangkep. GBHK BEM dibuat secara tertulis sebagai panduan untuk mempersiapkan, melaksanakan dan mempertanggungjawabkan sebuah program kerja yang dilaksanakan Badan Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik Pertanian Negeri Pangkep.
BAB I
VISI, MISI, LAMBANG, MOTTO DAN ATRIBUT
A. Visi Organisasi
Membangun lembaga mahasiswa yang inovatif dalam menumbuhkan insan intelektual yang mengabdi bagi almamater.
B. Misi Organisasi
1. Membangun komunikasi yang sinergis dengan seluruh kelembagaan mahasiswa baik interen maupun eksteren.
2. Menjadikan BEM organisasi yang mandiri, netral dan independen sebagai media untuk mahasiswa dalam menyampaikan aspirasi.
3. Membangun budaya organisasi bersikap etik, berfikir analitik, dan bertindak strategik dalam mewujudkan SDM yang mandiri dan kompeten.
4. Membangun budaya terampil dalam manajerial administrasi yang rapi.
5. Peduli serta peka terhadap permasalahan yang terjadi di lingkungan kampus dan berupaya mencari solusi yang tepat.
6. Memberikan kontribusi yang bersifat positif terhadap problematika yang terjadi di dalam lingkungan masyarakat.
C. Motto
BEM Politani Pangkep memiliki motto “Berkarya Nyata, Bukan Berkarya Kata”. Bahwa melalui seluruh aktivitasnya BEM bekerja sepenuh hati, dapat secara kreatif dalam memberikan karya atau manfaat yang dirasakan secara konkrit oleh civitas akademika dan masyarakat serta loyal dan gigih.
D. Atribut
Atribut BEM Politani Pangkep adalah :
1. Bendera organisasi
2. Stempel BEM.
3. Stempel Panitia Kegiatan.
4. Pakaian Dinas harian pengurus BEM.
BAB II
STRUKTUR ORGANISASI & JOBDESCRIPTION
A. Struktur Organisasi BEM
B. Job Description
1. Presiden Mahasiswa
a. Memimpin sekaligus bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas lembaga kemahasiswaan.
b. Bertindak untuk dan atas nama mahasiswa di dalam maupun di luar kampus yang berkaitan dengan lembaga kemahasiswaan.
c. Menetapkan keputusan-keputusan strategis kepengurusan, termasuk pembagian tugas, hak, dan wewenang.
d. Merumuskan pola gerakan BEM di tingkat lokal, regional maupun nasional.
e. Mengangkat dan memberhentikan seluruh anggota BEM, kecuali Wakil Presiden Mahasiswa.
f. Menunjuk seseorang untuk membantu, mewakili atau menggantikan sebagian tugas dan wewenang apabila diperlukan.
g. Menjaga hubungan baik dan sinergisitas dengan seluruh lembaga kemahasiswaan Politani Pangkep.
2. Wakil Presiden Mahasiswa
a. Membantu, mewakili, atau menggantikan Presiden Mahasiswa dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
b. Bersama-sama Presiden Mahasiswa bertanggung jawab kepada seluruh mahasiswa Politani Pangkep melalui MPM.
c. Mengkoordinir seluruh kegiatan BEM yang bersifat event.
d. Meningkatkan kesolidan internal dan pengembangan organisasi BEM, dibantu Menteri yang bersangkutan.
e. Menjaga hubungan baik dan sinergisitas dengan seluruh lembaga kemahasiswaan Politani Pangkep.
3. Menteri Sekretaris
a. Menjadi pusat administrasi BEM, termasuk masalah korespondensi, kesekretariatan, dan dokumentasi.
b. Menyusun SOP terkait administrasi dan birokrasi internal, serta mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaannya.
c. Berkoordinasi dengan pihak-pihak eksternal BEM terkait masalah administrasii lembaga kemahasiswaan dan pihak intitusi.
d. Menjadi pusat data dan record kepengurusan dan kegiatan BEM dan lembaga kemahasiswaan yang disusun secara lengkap, rapi, tertib, dan mudah dipahami.
1) Departemen Administrasi
a. Bertanggung jawab terhadap surat-menyurat di BEM.
b. Melakukan penertiban dan inventarisasi dari aset-aset BEM.
c. Melakukan kerja-kerja notulensi, dokumentasi dan pengarsipan dari setiap kegiatan BEM serta kegiatan administrasi lainnya.
d. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan dan pengoptimalan sekretariat BEM serta kegiatan administrasi lainnya.
2) Departemen Komunikasi dan Informasi
a. Melakukan kerja sama dengan Humas institusi.
b. Mencari informasi yang berkaitan dengan akademik dan organisasi di lingkungan institusi di dalam dan di luar kampus.
c. Mengaktifkan Website, FB, dan Blog BEM.
d. Menciptakan dan mengendalikan opini publik, terutama mahasiswa, terhadap BEM dan lembaga kemahasiswaan.
e. Menginformasikan segala aktifitas BEM yang dianggap perlu kepada seluruh mahasiswa.
3) Departemen Kerumahtanggaan
a. Bertanggung jawab dan melakukan pendataan mengenai inventaris BEM.
b. Menjaga dan memelihara kebersihan, keamanan dan ketertiban sekretariat BEM.
c. Melaporkan kepada Menteri Sekretaris apabila ada inventaris sekretariat yang hilang atau rusak.
4. Menteri Keuangan
a. Menjadi pusat data keuangan BEM.
b. Menyusun sistem keuangan yang sistematis, tertib, akuntabel, dan dapat dipertanggungjawabkan.
c. Bertanggung jawab terhadap pengaturan mutasi uang dari dan ke dalam kas BEM, baik yang berasal dari dana kemahasiswaan maupun yang lainnya.
d. Menyusun SOP keuangan, baik secara internal maupun yang terkait dengan pihak eksternal BEM, serta mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaannya.
e. Berkoordinasi dengan pihak-pihak eksternal BEM terkait masalah keuangan lembaga kemahasiswaan termasuk pihak institusi.
1) Departemen Perencanaan Anggaran
a. Mengetahui jumlah dana yang akan di gunakan oleh pihak kemahasiswaan.
b. Menyusun alokasi pendanaan lembaga kemahasiswaan.
2) Departemen Pengawasan Penggunaan Anggaran
a. Bertanggung jawab atas pengawasan dan penggunaan anggaran lembaga kemahasiswaan.
b. Mengawasi penggunaan anggaran yang di gunakan setiap kegian kelembagaan baik internal maupun eksternal BEM.
3) Departemen Pemberdayaan Ekonomi
a. Melakukan kegiatan-kegiatan yang bisa menambah keuangan BEM.
b. Mengelola penggunaan aggaran secara efektif.
c. Mampu menciptakan kreatipitas guna menunjang pendanaan BEM.
5. Menteri Dalam Negeri
a. Menjalin hubungan dengan elemen mahasiswa, khususnya UKM dan HMJ), dalam rangka menjembatani kepentingan dengan Institusi.
b. Melakukan analisa terhadap kebijakan institusi, kaitannya dengan akademik, beasiswa, dan kesejahteraan mahasiswa.
c. Mengakomodir kebutuhan mahasiswa, khususnya di bidang akademik, minat/bakat, penalaran, serta keorganisasian, untuk mewujudkan kampus sehat.
1) Departemen Hubungan Antar Lembaga
a. Bertanggung jawab terhadap kesolidan dan keaktifan pengurus Lembaga Kemahasiswaan.
b. Melakukan fungsi kontrol terhadap keaktifan pengurus dan program kerja organisasi kemahasiswaan.
c. Bertanggung jawab terhadap koordinasi-koordinasi pengurus Lembaga Kemahasiswaan.
d. Menjalin hubungan baik dengan MPM, HMJ, UKM, jurusan, birokrasi dan lembaga lain agar tercipta keharmonisan dan ikatan hubungan keakraban yang kuat.
e. Memberikan pertimbangan terkait ketidakaktifan, mutasi, pengangkatan, dan pemberhentian pengurus lembaga kemahasiswaan.
2) Departemen Kesejahteraan Mahasiswa
a. Memperjuangkan kesejahteraan Mahasiswa.
b. Melakukan pengawalan kebijakan pimpinan.
c. Melakukan pengawalan terhadap sistem organisasi dan akademik di lingkungan kampus.
6. Menteri Luar Negeri
a. Memberikan pelayanan, pemberdayaan, dan pengembangan dalam penerapan ilmu pengetahuan dengan pembangunan sumber daya manusia kepada masyarakat.
b. Menjunjung tinggi, mengamalkan tri dharma perguruan tinggi dan memberikan keteladanan dalam kehidupan nilai-nilai sosial dalam kemasyarakatan.
c. Menyelenggarakan kegiatan pengabdian dan pengembangan kepada masyarakat dalam meningkatkan tingkat pemikiran, kualitas karya, kualitas kerja, dan kualitas hidup masyarakat agar menjadi lebih baik.
d. Memberikan dampak yang positif terhadap masyarakat dalam menciptakan mayarakat yang mandiri, manfaat, kreatif.
1) Departemen pengembangan jaringan
a. Mencari hubungan mitra yang dapat bermanfaat bagi sosial kemasyarakatan.
b. Mencari informasi permasalahan sosial kemasyarakatan dan mencari solusi sehingga dapat menjawab problematika kehidupan masyarakat.
2) Departemen hubungan masyarakat
a. Mencari informasi yang ada di internal maupun eksternal kampus.
b. Menjalin hubungan yang baik antar lembaga maupun masyarakat kampus.
c. Bertanggungjawab mengenai pengantaran surat baik internal maupun eksternal.
d. Mencari sponsor untuk menunjang kegiatan BEM.
e. Mengetahui perkebangan-perkembangan yang terjadi pada masyarakat.
7. Menteri Pendidikan
a. Memanfaatkan laboratorium dan perpustakaan untuk kegiatan pengembangan keilmuan mahasiswa.
b. Melaksanakan dialog-dialog (sharing) dalam upaya memajukan sistem pendidikan di kampus.
c. Mengadakan kegiatan-kegiatan yang mampu menunjang kapasitas keilmuan mahasiswa.
d. Mengurusi hal-hal yang berkaitan dengan kaderisasi, pengembangan organisasi, pembinaan skill, kemampuan minat dan bakat, keilmuan dan kepemimpinan mahasiswa.
e. Meningkatkan kepedulian dan kecintaan mahasiswa terhadap dunia pendidikan.
f. Bekerjasama dengan institusi dan lembaga kemahasiswaan dalam meningkatkan prestasi mahasiswa di bidang akademik.
1) Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia
a. Mengembangkan sumber daya manusia yang kompeten di lingkungan lembaga kemahasiswaan.
b. Mengembangkan potensi dan prestasi akademik Mahasiswa.
c. Menumbuhkembangkan jiwa kepemimpinan pada diri Mahasiswa.
d. Membangun keseimbangan akademik dan organisasi pada Mahasiswa.
2) Departemen Minat dan Bakat dan Penalaran
a. Mengembangkan minat dan bakat Mahasiswa.
b. Meningkatkan prestasi Mahasiswa dibidang ilmiah, seni, olahraga, dan daya nalar.
c. Ikut berpartisipasi dan mendelegasikan mahasiswa untuk mengikuti lomba-lomba sesuai dengan potensi minat bakat dan penalaran.
3) Departemen pemberdayaan perempuan
a. Mengembangkan sumber daya mahasiswa dalam pemberdayaan perempuan.
b. Melakukan kegiatan dalam menumbuhkan jiwa kepemimpinan bagi kaum perempuan.
c. Melakukan sharing terhadap permasalahan kaum perempuan yang berkaitan dengan emansipasi dan gender.
BAB III
KOORDINASI PENGURUS
DAN TATA LAKSANA ORGANISASI
A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus
1. Pengantar
Kepengurusan BEM tidak akan berjalan lancar tanpa adanya koordinasi, integrasi dan evaluasi yang sangat kuat. Untuk melaksanakan hal tersebut maka diturunkan dalam bentuk rapat, baik dilakukan dalam lingkup rapat Menteri, rapat departemen, rapat koordinasi, dan sebagainya.
2. Rapat
Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur, mengevaluasi kemajuan kerja selama masa kepengurusan.
a. Pimpinan Rapat
1) Rapat koordinasi dipimpin oleh Presiden/Wakil Presiden atau Menteri Sekteraris.
2) Rapat Menteri dipimpin oleh Presiden/Wakil Presiden atau Menteri Sekteraris.
3) Rapat Departemen dipimpin oleh Menteri.
4) Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh, Menteri dan Departemen yang terkait.
b. Undangan Rapat
1) Undangan rapat koordinasi dibuat oleh Menteri Sekretaris yang ditandatangani oleh Presiden atau Wakil Presiden Mahasiswa.
2) Undangan Rapat Menteri dibuat oleh Menteri Sekretaris yang ditandatangani oleh Presiden atau Wakil Presiden Mahasiswa.
3) Undangan Rapat Departemen dibuat oleh Menteri Sekretaris yang di tandatangani oleh Menteri yang bersangkutan.
4) Undangan rapat kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Panitia dan diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota panitia.
c. Waktu Pelaksanaan Rapat
1) Rapat koordinasi dipimpin oleh Presiden/Wakil Presiden atau Menteri Sekretaris dilaksanakan 1 kali dalam dua Minggu.
2) Rapat Menteri dipimpin oleh Presiden/Wakil Presiden atau Menteri Sekteraris dilaksanakan 1 kali dalam dua Minggu.
3) Rapat Departemen dipimpin oleh Menteri dilaksanakan 1 kali dalam dua Minggu.
4) Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh, Menteri dan Departemen yang terkait dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan.
B. Waktu Kerja BEM
Waktu kerja BEM merupakan bagian yang tidak bisa dipisahkan dengan rutinitas akademik. Oleh karena itu, aktivitas BEM dimulai pada :
Hari : Senin - Jum’at
Pukul : 08.00 - 20.00 Wita
C. Pernyataan Sikap
Pernyataan sikap dibuat bilamana dianggap perlu dalam rangka menyikapi berbagai permasalahan baik di dalam maupun di luar kampus. Ini dilakukan dalam rangka kepeduliaan BEM terhadap lingkungan di sekitar kampus maupun masyarakat dan juga eksistensi BEM. Pernyataan sikap dapat berupa :
1. Pernyataan tertulis (press release) yang ditandatangani oleh Presiden atau Wakil Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep.
2. Pernyataan tidak tertulis (press conference) yang disampaikan oleh Presiden atau Wakil Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep atau aktivis lain yang mendapat mandat dari Presiden atau Wakil Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep.
D. Punishment
Punishment merupakan bentuk sebuah sanksi yang diberikan kepada pengurus BEM. Punishment diberikan kepada yang :
1. Mangkir / tanpa ijin selama tujuh hari berturut-turut tanpa izin.
2. Tidak hadir dalam rapat selama dua kali berturut-turut tanpa izin.
3. Pemberian punishment merupakan hak dari Presiden atau Wakil Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep yang tidak aktif berdasarkan hasil pantauan.
Bentuk-bentuk Punishment, berupa :
1. Selama tujuh hari berturut-turut tidak aktif tanpa izin akan dikenai sanksi berupa teguran secara lisan.
2. Apabila satu minggu setelah teguran lisan tersebut diabaikan, maka akan diberikan sanksi berupa peringatan secara tertulis.
3. Apabila satu minggu setelah peringatan tertulis juga diabaikan, maka pengurus yang bersangkutan akan dinonaktifkan melalui mekanisme rapat koordinasi BEM.
4. Mekanisme penggantian pengurus (reshaffle) yang terkena sanksi merupakan hak Presiden atau Wakil Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep yang di beri tahukan kepada pihak terkait serta lembaga yang mendelegasikan.
BAB IV
PENUTUP
Demikian Garis Besar Haluan Kerja (GBHK) ini dibuat. Semoga dengan adanya GBHK ini semua kegiatan BEM Periode 2011-2012 dapat berjalan dengan baik. Segala aturan yang belum tercantum dalam GBHK Badan Eksekutif Mahasiswa akan diatur dikemudian hari dan semoga GBHK BEM Periode 2011-2012 ini digunakan dengan sebaik-baiknya untuk kejayaan BEM.
Badan Eksekutif Mahasiswa
Politeknik Pertanian Negeri Pangkep
Periode 2011-2012
PENDAHULUAN
Manusia diciptakan memiliki akal untuk bisa memikirkan hal-hal yang luar biasa di sekelilingnya hingga menyadari betapa Agungnya Sang Pencipta, yang telah menciptakan segala sesuatu tanpa sia-sia, maka pantaslah puji dan syukur senantiasa kita lantunkan pada Sang Khalik, Dzat yang Maha Melihat dan Maha Mengetahui apa yang tersembunyi.
Badan Eksekutif Mahasiswa sebagai lembaga kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar mahasiswa Politeknik Pertanian Negeri Pangkep membutuhkan sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan. Manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuat sebuah “Garis-garis Besar Haluan Kerja” yang selanjutnya disebut GBHK.
GBHK BEM adalah standar tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh BEM untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan mekanisme kinerja organisasi dan mekanisme kinerja dari pelaksanaan program - program kerja yang telah disahkan maupun belum pada saat rapat kerja.
GBHK BEM perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa nama Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik Pertanian Negeri Pangkep. GBHK BEM dibuat secara tertulis sebagai panduan untuk mempersiapkan, melaksanakan dan mempertanggungjawabkan sebuah program kerja yang dilaksanakan Badan Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik Pertanian Negeri Pangkep.
BAB I
VISI, MISI, LAMBANG, MOTTO DAN ATRIBUT
A. Visi Organisasi
Membangun lembaga mahasiswa yang inovatif dalam menumbuhkan insan intelektual yang mengabdi bagi almamater.
B. Misi Organisasi
1. Membangun komunikasi yang sinergis dengan seluruh kelembagaan mahasiswa baik interen maupun eksteren.
2. Menjadikan BEM organisasi yang mandiri, netral dan independen sebagai media untuk mahasiswa dalam menyampaikan aspirasi.
3. Membangun budaya organisasi bersikap etik, berfikir analitik, dan bertindak strategik dalam mewujudkan SDM yang mandiri dan kompeten.
4. Membangun budaya terampil dalam manajerial administrasi yang rapi.
5. Peduli serta peka terhadap permasalahan yang terjadi di lingkungan kampus dan berupaya mencari solusi yang tepat.
6. Memberikan kontribusi yang bersifat positif terhadap problematika yang terjadi di dalam lingkungan masyarakat.
C. Motto
BEM Politani Pangkep memiliki motto “Berkarya Nyata, Bukan Berkarya Kata”. Bahwa melalui seluruh aktivitasnya BEM bekerja sepenuh hati, dapat secara kreatif dalam memberikan karya atau manfaat yang dirasakan secara konkrit oleh civitas akademika dan masyarakat serta loyal dan gigih.
D. Atribut
Atribut BEM Politani Pangkep adalah :
1. Bendera organisasi
2. Stempel BEM.
3. Stempel Panitia Kegiatan.
4. Pakaian Dinas harian pengurus BEM.
BAB II
STRUKTUR ORGANISASI & JOBDESCRIPTION
A. Struktur Organisasi BEM
B. Job Description
1. Presiden Mahasiswa
a. Memimpin sekaligus bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas lembaga kemahasiswaan.
b. Bertindak untuk dan atas nama mahasiswa di dalam maupun di luar kampus yang berkaitan dengan lembaga kemahasiswaan.
c. Menetapkan keputusan-keputusan strategis kepengurusan, termasuk pembagian tugas, hak, dan wewenang.
d. Merumuskan pola gerakan BEM di tingkat lokal, regional maupun nasional.
e. Mengangkat dan memberhentikan seluruh anggota BEM, kecuali Wakil Presiden Mahasiswa.
f. Menunjuk seseorang untuk membantu, mewakili atau menggantikan sebagian tugas dan wewenang apabila diperlukan.
g. Menjaga hubungan baik dan sinergisitas dengan seluruh lembaga kemahasiswaan Politani Pangkep.
2. Wakil Presiden Mahasiswa
a. Membantu, mewakili, atau menggantikan Presiden Mahasiswa dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
b. Bersama-sama Presiden Mahasiswa bertanggung jawab kepada seluruh mahasiswa Politani Pangkep melalui MPM.
c. Mengkoordinir seluruh kegiatan BEM yang bersifat event.
d. Meningkatkan kesolidan internal dan pengembangan organisasi BEM, dibantu Menteri yang bersangkutan.
e. Menjaga hubungan baik dan sinergisitas dengan seluruh lembaga kemahasiswaan Politani Pangkep.
3. Menteri Sekretaris
a. Menjadi pusat administrasi BEM, termasuk masalah korespondensi, kesekretariatan, dan dokumentasi.
b. Menyusun SOP terkait administrasi dan birokrasi internal, serta mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaannya.
c. Berkoordinasi dengan pihak-pihak eksternal BEM terkait masalah administrasii lembaga kemahasiswaan dan pihak intitusi.
d. Menjadi pusat data dan record kepengurusan dan kegiatan BEM dan lembaga kemahasiswaan yang disusun secara lengkap, rapi, tertib, dan mudah dipahami.
1) Departemen Administrasi
a. Bertanggung jawab terhadap surat-menyurat di BEM.
b. Melakukan penertiban dan inventarisasi dari aset-aset BEM.
c. Melakukan kerja-kerja notulensi, dokumentasi dan pengarsipan dari setiap kegiatan BEM serta kegiatan administrasi lainnya.
d. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan dan pengoptimalan sekretariat BEM serta kegiatan administrasi lainnya.
2) Departemen Komunikasi dan Informasi
a. Melakukan kerja sama dengan Humas institusi.
b. Mencari informasi yang berkaitan dengan akademik dan organisasi di lingkungan institusi di dalam dan di luar kampus.
c. Mengaktifkan Website, FB, dan Blog BEM.
d. Menciptakan dan mengendalikan opini publik, terutama mahasiswa, terhadap BEM dan lembaga kemahasiswaan.
e. Menginformasikan segala aktifitas BEM yang dianggap perlu kepada seluruh mahasiswa.
3) Departemen Kerumahtanggaan
a. Bertanggung jawab dan melakukan pendataan mengenai inventaris BEM.
b. Menjaga dan memelihara kebersihan, keamanan dan ketertiban sekretariat BEM.
c. Melaporkan kepada Menteri Sekretaris apabila ada inventaris sekretariat yang hilang atau rusak.
4. Menteri Keuangan
a. Menjadi pusat data keuangan BEM.
b. Menyusun sistem keuangan yang sistematis, tertib, akuntabel, dan dapat dipertanggungjawabkan.
c. Bertanggung jawab terhadap pengaturan mutasi uang dari dan ke dalam kas BEM, baik yang berasal dari dana kemahasiswaan maupun yang lainnya.
d. Menyusun SOP keuangan, baik secara internal maupun yang terkait dengan pihak eksternal BEM, serta mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaannya.
e. Berkoordinasi dengan pihak-pihak eksternal BEM terkait masalah keuangan lembaga kemahasiswaan termasuk pihak institusi.
1) Departemen Perencanaan Anggaran
a. Mengetahui jumlah dana yang akan di gunakan oleh pihak kemahasiswaan.
b. Menyusun alokasi pendanaan lembaga kemahasiswaan.
2) Departemen Pengawasan Penggunaan Anggaran
a. Bertanggung jawab atas pengawasan dan penggunaan anggaran lembaga kemahasiswaan.
b. Mengawasi penggunaan anggaran yang di gunakan setiap kegian kelembagaan baik internal maupun eksternal BEM.
3) Departemen Pemberdayaan Ekonomi
a. Melakukan kegiatan-kegiatan yang bisa menambah keuangan BEM.
b. Mengelola penggunaan aggaran secara efektif.
c. Mampu menciptakan kreatipitas guna menunjang pendanaan BEM.
5. Menteri Dalam Negeri
a. Menjalin hubungan dengan elemen mahasiswa, khususnya UKM dan HMJ), dalam rangka menjembatani kepentingan dengan Institusi.
b. Melakukan analisa terhadap kebijakan institusi, kaitannya dengan akademik, beasiswa, dan kesejahteraan mahasiswa.
c. Mengakomodir kebutuhan mahasiswa, khususnya di bidang akademik, minat/bakat, penalaran, serta keorganisasian, untuk mewujudkan kampus sehat.
1) Departemen Hubungan Antar Lembaga
a. Bertanggung jawab terhadap kesolidan dan keaktifan pengurus Lembaga Kemahasiswaan.
b. Melakukan fungsi kontrol terhadap keaktifan pengurus dan program kerja organisasi kemahasiswaan.
c. Bertanggung jawab terhadap koordinasi-koordinasi pengurus Lembaga Kemahasiswaan.
d. Menjalin hubungan baik dengan MPM, HMJ, UKM, jurusan, birokrasi dan lembaga lain agar tercipta keharmonisan dan ikatan hubungan keakraban yang kuat.
e. Memberikan pertimbangan terkait ketidakaktifan, mutasi, pengangkatan, dan pemberhentian pengurus lembaga kemahasiswaan.
2) Departemen Kesejahteraan Mahasiswa
a. Memperjuangkan kesejahteraan Mahasiswa.
b. Melakukan pengawalan kebijakan pimpinan.
c. Melakukan pengawalan terhadap sistem organisasi dan akademik di lingkungan kampus.
6. Menteri Luar Negeri
a. Memberikan pelayanan, pemberdayaan, dan pengembangan dalam penerapan ilmu pengetahuan dengan pembangunan sumber daya manusia kepada masyarakat.
b. Menjunjung tinggi, mengamalkan tri dharma perguruan tinggi dan memberikan keteladanan dalam kehidupan nilai-nilai sosial dalam kemasyarakatan.
c. Menyelenggarakan kegiatan pengabdian dan pengembangan kepada masyarakat dalam meningkatkan tingkat pemikiran, kualitas karya, kualitas kerja, dan kualitas hidup masyarakat agar menjadi lebih baik.
d. Memberikan dampak yang positif terhadap masyarakat dalam menciptakan mayarakat yang mandiri, manfaat, kreatif.
1) Departemen pengembangan jaringan
a. Mencari hubungan mitra yang dapat bermanfaat bagi sosial kemasyarakatan.
b. Mencari informasi permasalahan sosial kemasyarakatan dan mencari solusi sehingga dapat menjawab problematika kehidupan masyarakat.
2) Departemen hubungan masyarakat
a. Mencari informasi yang ada di internal maupun eksternal kampus.
b. Menjalin hubungan yang baik antar lembaga maupun masyarakat kampus.
c. Bertanggungjawab mengenai pengantaran surat baik internal maupun eksternal.
d. Mencari sponsor untuk menunjang kegiatan BEM.
e. Mengetahui perkebangan-perkembangan yang terjadi pada masyarakat.
7. Menteri Pendidikan
a. Memanfaatkan laboratorium dan perpustakaan untuk kegiatan pengembangan keilmuan mahasiswa.
b. Melaksanakan dialog-dialog (sharing) dalam upaya memajukan sistem pendidikan di kampus.
c. Mengadakan kegiatan-kegiatan yang mampu menunjang kapasitas keilmuan mahasiswa.
d. Mengurusi hal-hal yang berkaitan dengan kaderisasi, pengembangan organisasi, pembinaan skill, kemampuan minat dan bakat, keilmuan dan kepemimpinan mahasiswa.
e. Meningkatkan kepedulian dan kecintaan mahasiswa terhadap dunia pendidikan.
f. Bekerjasama dengan institusi dan lembaga kemahasiswaan dalam meningkatkan prestasi mahasiswa di bidang akademik.
1) Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia
a. Mengembangkan sumber daya manusia yang kompeten di lingkungan lembaga kemahasiswaan.
b. Mengembangkan potensi dan prestasi akademik Mahasiswa.
c. Menumbuhkembangkan jiwa kepemimpinan pada diri Mahasiswa.
d. Membangun keseimbangan akademik dan organisasi pada Mahasiswa.
2) Departemen Minat dan Bakat dan Penalaran
a. Mengembangkan minat dan bakat Mahasiswa.
b. Meningkatkan prestasi Mahasiswa dibidang ilmiah, seni, olahraga, dan daya nalar.
c. Ikut berpartisipasi dan mendelegasikan mahasiswa untuk mengikuti lomba-lomba sesuai dengan potensi minat bakat dan penalaran.
3) Departemen pemberdayaan perempuan
a. Mengembangkan sumber daya mahasiswa dalam pemberdayaan perempuan.
b. Melakukan kegiatan dalam menumbuhkan jiwa kepemimpinan bagi kaum perempuan.
c. Melakukan sharing terhadap permasalahan kaum perempuan yang berkaitan dengan emansipasi dan gender.
BAB III
KOORDINASI PENGURUS
DAN TATA LAKSANA ORGANISASI
A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus
1. Pengantar
Kepengurusan BEM tidak akan berjalan lancar tanpa adanya koordinasi, integrasi dan evaluasi yang sangat kuat. Untuk melaksanakan hal tersebut maka diturunkan dalam bentuk rapat, baik dilakukan dalam lingkup rapat Menteri, rapat departemen, rapat koordinasi, dan sebagainya.
2. Rapat
Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur, mengevaluasi kemajuan kerja selama masa kepengurusan.
a. Pimpinan Rapat
1) Rapat koordinasi dipimpin oleh Presiden/Wakil Presiden atau Menteri Sekteraris.
2) Rapat Menteri dipimpin oleh Presiden/Wakil Presiden atau Menteri Sekteraris.
3) Rapat Departemen dipimpin oleh Menteri.
4) Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh, Menteri dan Departemen yang terkait.
b. Undangan Rapat
1) Undangan rapat koordinasi dibuat oleh Menteri Sekretaris yang ditandatangani oleh Presiden atau Wakil Presiden Mahasiswa.
2) Undangan Rapat Menteri dibuat oleh Menteri Sekretaris yang ditandatangani oleh Presiden atau Wakil Presiden Mahasiswa.
3) Undangan Rapat Departemen dibuat oleh Menteri Sekretaris yang di tandatangani oleh Menteri yang bersangkutan.
4) Undangan rapat kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Panitia dan diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota panitia.
c. Waktu Pelaksanaan Rapat
1) Rapat koordinasi dipimpin oleh Presiden/Wakil Presiden atau Menteri Sekretaris dilaksanakan 1 kali dalam dua Minggu.
2) Rapat Menteri dipimpin oleh Presiden/Wakil Presiden atau Menteri Sekteraris dilaksanakan 1 kali dalam dua Minggu.
3) Rapat Departemen dipimpin oleh Menteri dilaksanakan 1 kali dalam dua Minggu.
4) Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh, Menteri dan Departemen yang terkait dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan.
B. Waktu Kerja BEM
Waktu kerja BEM merupakan bagian yang tidak bisa dipisahkan dengan rutinitas akademik. Oleh karena itu, aktivitas BEM dimulai pada :
Hari : Senin - Jum’at
Pukul : 08.00 - 20.00 Wita
C. Pernyataan Sikap
Pernyataan sikap dibuat bilamana dianggap perlu dalam rangka menyikapi berbagai permasalahan baik di dalam maupun di luar kampus. Ini dilakukan dalam rangka kepeduliaan BEM terhadap lingkungan di sekitar kampus maupun masyarakat dan juga eksistensi BEM. Pernyataan sikap dapat berupa :
1. Pernyataan tertulis (press release) yang ditandatangani oleh Presiden atau Wakil Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep.
2. Pernyataan tidak tertulis (press conference) yang disampaikan oleh Presiden atau Wakil Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep atau aktivis lain yang mendapat mandat dari Presiden atau Wakil Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep.
D. Punishment
Punishment merupakan bentuk sebuah sanksi yang diberikan kepada pengurus BEM. Punishment diberikan kepada yang :
1. Mangkir / tanpa ijin selama tujuh hari berturut-turut tanpa izin.
2. Tidak hadir dalam rapat selama dua kali berturut-turut tanpa izin.
3. Pemberian punishment merupakan hak dari Presiden atau Wakil Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep yang tidak aktif berdasarkan hasil pantauan.
Bentuk-bentuk Punishment, berupa :
1. Selama tujuh hari berturut-turut tidak aktif tanpa izin akan dikenai sanksi berupa teguran secara lisan.
2. Apabila satu minggu setelah teguran lisan tersebut diabaikan, maka akan diberikan sanksi berupa peringatan secara tertulis.
3. Apabila satu minggu setelah peringatan tertulis juga diabaikan, maka pengurus yang bersangkutan akan dinonaktifkan melalui mekanisme rapat koordinasi BEM.
4. Mekanisme penggantian pengurus (reshaffle) yang terkena sanksi merupakan hak Presiden atau Wakil Presiden Mahasiswa BEM Politani Pangkep yang di beri tahukan kepada pihak terkait serta lembaga yang mendelegasikan.
BAB IV
PENUTUP
Demikian Garis Besar Haluan Kerja (GBHK) ini dibuat. Semoga dengan adanya GBHK ini semua kegiatan BEM Periode 2011-2012 dapat berjalan dengan baik. Segala aturan yang belum tercantum dalam GBHK Badan Eksekutif Mahasiswa akan diatur dikemudian hari dan semoga GBHK BEM Periode 2011-2012 ini digunakan dengan sebaik-baiknya untuk kejayaan BEM.
Langganan:
Postingan (Atom)